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    信息化背景下动物谱系档案管理的实践探索:档案管理信息化

    时间:2020-01-20 10:16:30来源:毛毛论文网本文已影响

    信息化背景下动物谱系档案管理的实践探索

      动物档案是科技档案的一类,包括动物统计档案、动物观察记录、动物谱系档案等,其中动物谱系档案是动物档案不可或缺的组成部分。动物谱系档案是指反映动物家庭世代成员之间的亲缘关系以及动物个体有关情况的档案。笔者所在单位于1906年建园,1908年正式向公众开放,是国内对公众开放最早的动物园和华北地区对公众开放最早的公园,目前饲养展出动物500余种。动物谱系档案是理清动物亲缘关系,科学调配动物繁殖,最大限度地保存种群的遗传多样性,规避动物疾病,提高动物存活率,降低动物发病率、死亡率的重要原始记录。基于此,笔者以动物谱系档案管理为例,就其档案管理的现状,特别是存在的问题,提出相应的解决对策。

      一、动物谱系档案管理的现状

      动物谱系档案建立是以动物谱系档案归档范围为基础,按照科学的分类整理方法组织形成,同时动物谱系档案数字化方法也具有其自身特点。具体如下:

      (一)动物谱系档案的收集机制

      动物谱系档案以单个物种的数据资料为记录对象,形成单独的物种数据记录体系。主要记录动物个体的饲养、繁殖、驯化及日常生活的详细情况。在动物档案登记表中详细记录的内容主要有:动物谱系号、中文名、英文名、呼名、学名、动物芯片信息、出生日期、出生地、死亡日期、父母情况、来源方式、转移、租借、繁殖、饲养管理情况、重大疾病治疗记录、饲养管理基础数据、重大疾病治疗记录以及其他需要特别说明的事项等。同时,笔者所在单位进行的科学研究项目以及与其他机构合作进行的项目也要有记录,与其有关的获奖情况,如荣获国家级、市级、区级、局级颁发的科学技术进步成果奖的相关资料必须存档。与有关国家、地区交流,互赠礼品动物的相关资料也列入归档范围。上述归档工作主要涉及动物业务科、饲养队、兽医院三个部门。其中,饲养部门向动物业务科提交动物饲养档案,兽医院提交相应的病历,动物业务科需要将动物饲养档案、病历档案以及其他有保存价值的文件材料合并、组卷,每年四月将上年应归档的动物谱系档案提交档案室。

      (二)实行“一物一档”的分类整理方法

      以动物纲目科属种分类为整理依据,如哺乳纲、鸟纲、爬行纲等。单个物种排序,一般按照时间先后顺序排列,如动物入园前后、动物出生前后、年长至年幼等。单个物种归入一个档案袋,实行“一物一档”(如大熊猫“丫丫”建一档、亚洲象“明明”建一档等)的分类整理方法。

      (三)动物谱系档案的著录标准

      根据动物谱系档案按卷整理的特点,动物谱系档案设置为档案案卷库的著录模式,需要著录案卷目录和卷内目录。案卷目录的著录项设置为全宗号、目录号、分类号、所属科目、案卷号、档号、案卷题名、起始日期、终止日期、卷内文件数、总页数、保管期限、备注。卷内目录的著录项目设置为全宗号、目录号、分类号、所属科目、案卷号、档号、卷内顺序号、责任者、文件标题、成文日期、页号、保管期限、机构、密级、备注。其中档号表示为:全宗号―目录号―分类号―所属科类―案卷号。如09-15-DD-BR-A-10001-001。其中,09为全宗号,15为目录号,DD-BR-A为分类号(代表动物档案-哺乳纲-偶蹄目),10001为所属科类(代表非洲河马类),001为非洲河马的个体(代表非洲河马“75-1号”的档案材料)。分类号设置为下拉式菜单,可选择哺乳纲下12个类目、鸟纲下2个类目。

      二、动物谱系档案管理中的利用困境

      (一)动物谱系档案收集面临的困境

      一是归档不及时。根据《北京动物园动物饲养展示管理规定》要求,“每年2月前,饲养部门应编制个体可识别的,已经死亡和输出的动物清单,报动物业务科;每年3月前,饲养部门应按照清单向动物业务科提交相应个体的饲养管理档案,兽医院提交相应的病历;每年4月前,动物业务科应将饲养队和兽医院提交的饲养管理和病历档案合并、组卷,提交档案室。”在动物谱系档案收集的过程中,经常存在饲养队、兽医院向动物业务科归档不及时,动物业务科不能按时完成向档案室归档的现象。二是收集不完整。目前保存的动物谱系档案案卷以动物基本登记表、重大疾病治疗记录组卷为主,部分归档了与有关国家、地区交流,互赠礼品动物的相关资料。但与归档动物有关的科学研究项目以及与其他机构合作进行的项目,与其获奖情况相关资料保存在单独的科研档案里,没有在动物谱系档案中做好信息对接。

      (二)动物谱系档案著录信息不准确

      在2016年动物谱系档案数字化前,笔者所在单位借助纸质动物档案目录检索查询档案。纸质档案案卷目录没有对动物具体的纲目科属种单独标注,只用档号表示纲目科属种的分类,若不是档案管理人员则无法解读。案卷目录查到的每卷档案案卷题名,也只是简单登记为“大熊猫‘丫丫’的个体资料”。

      (三)动物谱系档案信息开发不足

      由于信息化前动物谱系档案著录信息不完善,手工检索效率低,需要具体的档案信息必须翻阅档案实体,很多重要的信息包含在动物谱系档案中无法查找利用,对于动物饲养人员查找有关动物的档案情况,科研人员做项目研究,以及动物统计等工作都带来困难。

      三、信息化背景下动物谱系档案管理的建议

      (一)规范动物谱系档案收集归档机制

      借助信息化建设规范动物谱系档案收集归档机制,制定动物谱系档案利用数字档案系统收集归档的有关规定,着重强调动物谱系档案的日常归档。具体而言,饲养队、兽医院、动物园业务科兼职档案员设置兼职档案员账号,利用数字档案管理系统中兼职档案员随时归档电子档案的权限功能,改变以往一年移交一次动物档案的归档机制。在动物输出、死亡一个月内,由饲养队首先在数字档案管理系统中建立该动物谱系档案的案卷目录,将动物的基本情况登记表作为卷内文件录入卷内目录、扫描纸质档案上传到档案系统中。兽医院则利用本来已经形成电子病历的优势,在饲养队已经建立该动物谱系档案的案卷中,著录相应病历档案的卷内目录,再将电子病历档案挂接到条目上。最后,动物业务科在规定时间检查饲养队、兽医院的归档情况,并补充有关的动物科研记录、荣誉记录、礼品动物交换的电子档案等。这样,利用在线归档,缩短归档时间的同时,也避免归档时间过长无法查证的问题。

      针对动物谱系档案归档范围不够全面的现状,档案室联合动物业务部门重新制定动物谱系档案的归档范围。增加?像照片、与归档动物档案有关的科学研究项目档案、获奖情况,以及与有关国家、地区交流,互赠礼品动物档案等相关条目。此外,档案室还应组织对动物谱系档案员进行信息化系统知识的相关培训,告知应将科研档案、文书档案中涉及可以判断具体动物名称的相关科研项目、引进、输入、借展、治疗记录、死亡报告、参与重大事件形成的资料补充进动物谱系档案中,以便形成动物个体翔实完整的档案。

      (二)完善动物谱系档案著录模式

      动物谱系档案纸质目录可以检索到的信息较少,一般案卷目录、卷内目录都著录为如“关于大熊猫‘丫丫’的材料”“大熊猫‘丫丫’的动物基本情况表”“大熊猫‘丫丫’的病历”等。根据动物谱系档案专业性和特殊性,笔者认为可以尝试在数字档案管理系统的卷内文件目录中增加动物详细数据的著录项目。例如,动物谱系号、中文名、英文名、三代血亲编号、出生日期、出生地、死亡日期、父母情况等,这些信息作为题名的补充信息,有助于查找辨识动物,并形成简单的动物谱系数据库统计系统。

      (三)加强动物谱系档案信息化开发

      首先,依靠信息化建设,建立动物谱系档案数字管理系统,为全园饲养人员、科研人员、技术人员设立查询账户。通过公园档案网络全面掌握档案室保存的动物档案信息资源,通过数字档案管理系统实时查询,将各项动物信息应用到动物饲养、繁殖的实践工作中,并促进科研成果的形成和转化。其次,通过数字档案系统实现更多主题的综合统计。借助数字档案管理系统多层次的目录检索以及全文搜索功能,按动物个体的得病名称、参与的科研项目、来源国家等档案内容中包括的关键词检索出利用者需要的档案,对动物基本档案信息、关键数据进行图表分析。最后,以本园动物谱系档案信息化为基础,与中国动物园协会动物谱系信息化管理工作做好衔接,为全国乃至全世界动物谱系档案管理工作肩负起应尽的责任。

    信息化背景下动物谱系档案管理的实践探索

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