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    如何做好人事档案管理工作【人事档案管理信息化建设工作刍议】

    时间:2020-01-20 10:16:20来源:毛毛论文网本文已影响

    人事档案管理信息化建设工作刍议

      人事档案的信息化即在开展人事档案管理的过程中积极的采用现代信息技术,对人事档案信息资源进行处理、管理,并提供信息资源共享服务。人事档案管理信息化建设的最终目标在于通过对计算机、网络等硬件设备及相关的软件资源进行合理配置,实现对人事档案资源的数字化、信息化、网络化的标准管理,使得整个人事档案管理工作实现一体化的接收、传递,促进人事档案资源共享,实现人事档案管理工作持续稳定发展。

      一、人事档案管理信息化

      人事档案管理信息化是将人事档案管理工作的网络化、高效化作为核心,是当前人事档案管理水平提升的重要途径。在当前阶段,计算机和互联网技术的快速发展,为档案管理工作提供了更为广阔的发展空间。传统的复杂、繁琐、杂乱的人事档案管理模式可以被信息化管理系统所取代,使得人事档案的价值得到充分发挥。通过对人事档案管理工作进行信息化处理,能够将具有价值的人事档案信息转变成为计算机系统可以识别的数字代码,并利用数字系?y对其中的信息进行识别、分类、存储,实现网络互连条件下的人事档案资源信息共享。

      二、当前人事档案信息化建设存在的问题

      (一)人事档案信息化管理层次较低

      目前我国相当一部分事业单位人事档案管理过程中,因为没有充分意识到该项工作的重要性,其信息化管理水平还较为落后,信息化管理工作依然停留在应用计算机存储档案资料的阶段。同时,人事档案没有及时的进行信息化处理和更新,限制了对人事档案资源的充分挖掘与利用,也阻碍了人事档案信息化管理水平的提高。

      (二)人事档案信息化系统管理分散

      大部分的人事档案管理信息化建设工作中,通常都没有进行统一的规划和管理,导致资源浪费的情况十分严重。同时,各个部门之间的沟通较少,都只是在自己的岗位范围内开展档案的信息化建设工作,存在着工作量重复、信息资源不共享的问题,与现代档案管理资源共享的要求相悖,不利于人事档案管理工作信息化水平的提高。

      (三)档案管理队伍建设乏力

      档案管理人员是人事档案管理工作的主体,其很大程度上影响着人事档案管理工作及信息化建设的水平。因此,高水平、高业务能力的档案管理队伍是保证人事档案管理信息化水平的关键。但是,当前的人事档案管理工作中,高素质的专业人才严重缺乏,尤其是信息建设人员的技术水平较低,不能够满足当前人事档案信息化建设与管理的需要,给人事档案信息化管理工作留下了较大的隐患。

      三、提高人事档案管理信息化水平的策略与建议

      (一)提高人事档案信息化的整体水平

      为了确保人事档案信息化工作的目标得以实现,相关部门必须制定针对档案管理信息化的相关规章制度,使得人事档案信息化建设工作能够可持续、稳定发展。在信息化环境下,档案使用主要是通过应用有效的信息技术与信息管理方法,在严格的管理制度约束下开展有效的服务及信息管理工作。只有通过这种方法才可以使得人事档案管理工作达到主动服务的目的,且能够保证人事档案信息的安全。用户若需要检索人事档案的相关信息,则应该在制定的安全网络中进行查询,在获得信息获取权限之后,在对应的安全管理协议制度下,对人事档案的信息进行有效的管理、合法的应用。同时,档案的另一个基本价值就是作为电子档案法律凭证,这要求在信息技术环境下保证数字化档案的真实性。当前,我国的相关法律法规及档案管理制度应该进行相应的修改,保证档案凭证功能得到充分发挥。

      (二) 采用集中统一的管理体制

      当前人事档案的管理体制较为松散,使得大梁的信息资源存在重复输入、信息重复录入等情况,使得信息资源没有得到充分利用,相关的信息没有得到有效的存储、应用。这不但没有充分发挥档案信息资源的重要功能,而且给信息使用带来了极大的不变。所以,必须集中的采集和应用人事档案信息,建立集中统一的人事档案管理体制,以现代信息技术作为支撑,实现人事档案信息资源的数字化与共享。在信息化系统构建过程中,对应的人事档案信息化软件、硬件通常是保证自主开发的基础上,确保档案处理的各个环节,例如归档、编辑、传递、借阅等各个环节实现网络化、数字化,并最终形成数据库,保证人事档案信息资源得以快速的整合、使用。

      (三) 关注人事档案管理专业人才的培养

      当前,在档案管理工作信息化趋势的背景下,缺乏复合型的档案管理专业技术人才是档案管理信息化建设面临的主要问题。因此,在开展信息化建设工作中,要针对人事档案从业人员进行专业技能培训,提高档案管理人员的专业素养,构建完善、高水平的档案管理专业人才队伍。在培训工作中,要及时的更新工作人员的知识体系,确保其掌握信息的技术与知识,能够在档案管理工作中发挥更大的作用,可以为人事档案管理工作提供更加优质的服务。

    人事档案管理信息化建设工作刍议

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