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    [文物档案信息化管理探究]档案文物

    时间:2020-01-20 10:17:08来源:毛毛论文网本文已影响

    文物档案信息化管理探究

      中图分类号:G270.7 文献标识码:A 文章编号:1003-9082(2017)05-0023-01

      文物档案相当于是我国古文物的身份证和名片,通过查阅相关的文物档案,可以快速地了解对应文物的发展、流传、各方面特征等等情况。文物档案一方面为文物保护做出了一定的保护贡献,另一方面为文物保护工作奠定了基础。文物档案的发展,是增进人们对古文化认识和理解的重要渠道。实现信息化管理文物档案,也是现如今发展的必然趋势。

      一、文物档案主要管理的内容分析

      文物档案中记录的信息主要与文物的发展、形成、后期的一些影响等等。对于研究我国的历史文化具有关键性的意义。文物档案记载的内容比较丰富,并且其自身的价值较高,在管理的时候不同于一般的档案管理,必须选择专门的工作人员进行管理,并建立相适应的管理制度,确保文物档案的安全。以下就主要分析文物档案中需要管理的具体内容。

      1.文物相关的历史资料

      我国的历史文化源远流长,不同的名族、不同的时期,留存下来的文物种类多种多样,具有极高的历史研究价值。很多的文物由于极为稀有,因为在保存的时候也需要特别注意。其中也包括对文物来源、流传经过的原始记录和后期的一些采访记录,这些都储存在文物档案中。还有一些对古文物进行的发掘报告、采集记录、遗留的铭记等等,一些遗留下来的书法家的小传、一些特殊工艺的制作记录等等,对于后期具有一定的影响。在后期被人们发现之后,都尽可能的将其完整的保存了下来。

      2.文物的鉴定资料

      文物的判定有一定的资格标准。对于发现的古迹是不是文物,不是某个人说了算,而是需要通过国家相关的单位,使用先进的鉴定方法、鉴定一起对文化藏品进行检测之后做出的判定,检测之后的检测报告、分析报告判定其属于文物的范畴时,相关的专家需要对文物的作者、时间、以及真伪做出相应的鉴定记录,并将其保存在文物的档案中。在后期追根溯源进行进一步地探究时,也省略了很多的探究时间。

      3.文物藏品保管的具体资料分析

      文物藏品在进行保管的过程中,可能会有一些借阅、复制的行为,按照基本的流程进行是没有任何问题的,但是整个借阅记录、复制的行为是需要记录在文物档案中,注明一下具体的时间。对文物藏品采取保护措施时,如灭菌、除锈、消毒、防虫等过程中所使用的药物、方法、效果等情况的记录。有些时候发现文物自身存在一些缺陷,需要及时的采取一些修复措施的情况,需要将修复使用的时间、原料、工艺流程全部记录进去,作为后期参考的标准。

      4.文物的特征记录

      不同时期的不同种类的文物特征各不相同。为了更好地方便后期人们的研究,需要对不同的文物进行一些内容的标注。包括文物的时代、产地、色泽、质地、数量、完残情况、重量、尺寸、特征描述、用途等方面的文字记述,以及有关文物的拓片、照片、纹饰、器物绘图等方面的影像资料。

      二、传统文物档案管理中存在的问题分析

      我国的档案管理早期都是使用人工方式进行管理。人工方式不可避免的存在一些问题,也对文物档案的管理产生了一些影响。

      1.文物档案管理工作量大、程序多

      正如本文第一小节介绍的内容,文物档案中包含的内容比较多,在进行文物档案管理的时候,必须将每种文物档案的各类相关资料分类清楚,并且做到有序排列,同时还要保证方便后期人们的查阅。这一要求对人工操作的档案管理提出了一定的需求。例如在建立文物总登记簿时,要求经手人员字迹工整、清晰,比如有订正时,用墨水笔划双线,由经办人员在订正处盖章等程序。这种类似的细节处理在文物档案的管理中非常多,因而对管理人员的工作要求比较严格。但是文物档案的管理涉及到多个不同的环节,因而可能会有不同的人员进行负责,在每个不同人员之间的交接,很容易出现问题,导致某个环节的档案内容出现疏漏,影响到了档案的完整性。而且文物档案经多人填写,其不同的字迹、书写习惯和填写详略不一,也会对文物的研究带来很多不便。

      2.文物档案管理疏漏,文物数量与种类庞大

      文物经常会出现提取出库的情况。按照正常的流程,有些文物档案需要提取出来给某个单位研究时,该档案空出来的位置不应以其他文物填补,而应保留其空位,待文物回库时归回原位,否则就难以保证文物的秩序,造成排架错乱,以至丢失时也不容易及时发现。人们会定期对文物的排放进行检查,如果按照某种文物对应一个管理空位,一旦出现空位,管理人员应该第一时间去了解该文物档案的去向。随着对文物研究的不断深入,探究出来的文物种类也会越来越多,需要管理的档案内容太也会逐步增加。必须制定合理的管理方法,才能进一步提高文物档案的管理效率。减少管理中出现文物档案丢失的情况。

      三、文物档案信息化管理的应用分析

      二十一世纪是信息化的时代,人们的生活与计算机早已有着千丝万缕的联系。面对日益丰富的文物档案资料,必须实现信息化的管理方法,逐步提高整体的管理水平。

      1.建立相对应的文物档案管理的数据库

      数据库中蕴含的信息丰富多彩。人们可以在数据库中通过检索相应的关键词,快速的获取需要的信息。数据库可以加快人们查阅信息的速度,也为人们的信息查找提供了便利。档案工作者按照文物档案的类别将其录入到计算机中,再将生成的新档案添加到数据库中,整理工作便基本完成,与传统的文物档案整理相比,计算机数据库的应用使整理工作变得非常简单。当然,在利用数据库检索资料之前,必须建立与文物档案相适应的数据库。数据库建立主要需要考虑两个方面的问题。①文物档案的整理分类。对需要保存的文物档案进行一个整体分类。对于分类的标准的确定,需要咨询相关的专家,按照既定的学科规律,从而确定分类的标准。②档案资料的录入。在明确档案的分类标准之后,准确录入档案的相关信息对于档案的保存和查找非常重要。录入资料时根据档案的内容选择对应的录入方式,包括声音、图片、视频等等可以借助专门的设备进行录入。确保录入数据的完整性。   2.建立档案资料对应的检索系统

      数据库的建立是为后期的检索进行服务的。对文物档案进行检索和查询时,通常会输入一些关键词,例如文物名称、出土时间、年代、特征等词语,此时系统中会对应出现和关键词相关的文物档案。文物档案资料的检索系统可以快速的查询相关的文物信息,为文物档案的查阅者提供了巨大的便利。在计算机中看到的档案资料基本都是扫描之后的信息,但前提是扫描之后的信息和原文物档案的信息完全一致。早期纸质 的文物档案,由于时间的影响,容易导致纸质档案的受潮、破损,甚至出现被腐蚀的情况。使用计算机扫描之后的信息作为文物保存的载体,大大降低了因为外在因素导致文物消失的风险。

      3.实现文物档案资料的信息共享

      信息化的时代信息都是共享的,每个人都可以分享到最新的消息。早期由于传统文物档案保存的限制,对文物的查阅、借阅的要求都比较高,而且整体的流程比较复杂。因而文物档案信息的传播比较慢,很多人对文物档案的记载内容并不了解,甚至不曾听说。信息化的管理要突破这一局限。首先,相关部门应当建立并完善文物档案网络查询功能,以档案开放的明文规定为依据,并以现有的档案信息资源库为基础,构建起一个完善的档案信息发布平台,定期对特定人群以及社会公众开放,借此来实现文物档信息资源共享,最大程度地??现文物档案的家长。与此同时,为了更好地推进信息化时代的档案管理工作的开展,还应当对文物档案管理部门的职能进行强化,并加大后续监督管理力度,推进文物档案管理工作的科学化、规范化、制度化,以更好地面貌服务于广大民众。

      结语

      综上所述,文物档案管理工作的信息化大大提高了文物档案的查询效率,方便了人们的查阅,丰富了保存的档案种类,同时也提高了档案保存的完整性,适应了信息化时代档案管理的基本需求,进一步推动了我国文物档案的管理。

    文物档案信息化管理探究

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