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    浅谈做好知识产权档案管理对提升企业核心竞争力的促进作用:浅谈文书处理与档案管理

    时间:2020-01-20 10:16:13来源:毛毛论文网本文已影响

    浅谈做好知识产权档案管理对提升企业核心竞争力的促进作用

      随着中国制造向中国智造口号的提出,以及中央全力发展装备制造业和中国制造2025的发展目标的提出,我国企业尤其是科研企业和高端制造企业的创新能力和研发水平进一步增强。作为企业自主创新研发,引进、消化到再创新的各个工作环节的真实记录的知识产权档案管理的重要性也越来越受到重视。知识产权档案是反映企业科技创新和提高企业核心竞争力的重要依据,提高知识产权档案管理水平,让档案管理工作为企业科技进步和核心竞争力的提升服务。

      一、企业知识产权档案管理工作的现状

      对照中国制造向中国智造迈进的要求,知识产权档案工作的发展水平明显不能满足创新研发和核心竞争力提高的要求。多数企业对知识产权档案工作重视不够,有的甚至出现了影响科技创新发展的情况,对企业自身利益造成不应有的损失。因此,做好知识产权档案工作也成为我国多数企业目前应当亟待解决的问题之一。

      经过对大部分企业知识产权档案工作的调研发现,国有及国有控股企业的管理水平好于民营企业,技术水平高的民企好于普通民企。大专院校、科研院所管理水平整体较高。

      (一)单位开展好知识产权工作的注意事项

      第一,单位领导重视。企业把知识产权档案工作当作科技创新,自主研发工作的基础和企业可持续发展的重要条件,知识产权档案工作被纳入到领导议事日程。能够在人力、物力、财力上给予支持,配备专门的管理人员,建立健全知识产权档案管理制度,和完善畅通的管理网络。

      第二,加大投入,为知识产权档案规范化管理创造良好的外部条件。集中统一管理知识产权档案,配备专门的档案库房、充足的档案装具和设施设备,加大投入,改善条件,建立制度,规范管理,全面加强了企业的档案工作。

      第三,积极探索适合本单位知识产权档案的管理模式,逐步形成一套制度完善,程序规范,信息化管理水平较高的管理方法,促进知识产权档案管理水平的进一步提升。以专利档案居多的企业,一般将知识产权档案按照科技档案来管理,将有关材料集中存放在某一类型的产品档案中;以商标档案居多的企业,通常是将其放入文书档案的“经营管理类”中;科研单位则将知识产权档案单独设类存放。尽管实体保管方式不尽相同,但各单位能够建立专题目录,有的还实现了网上检索、利用。

      (二)知识产权档案工作的不足之处

      一是对知识产权档案重要性缺乏认识。许多企业只是一味重视自有知识产权研发和申报,却忽略对其文件材料的归档与管理。二是知识产权档案管理水平普遍较低。没有足够的知识产权档案管理工作的资金支持;硬件设施达不能达到档案安全保管要求;工作中缺乏完整规范的管理制度;不注重知识产权研发过程中的档案的收集、整理与保管。三是知识产权档案管理人员专业性不强。档案管理人员普遍存在兼职过多或不稳定的现象,没有进行过系统的培训并不能完全掌握知识产权档案产生的流程及需要归档的内容,往往产生知识产权文件材料的散失,并由此给单位带来损失。

      二、提高认识,加大投入,提升知识产权档案管理水平

      根据目前知识产权档案管理工作的现状,各级档案管理部门要采取行之有效的措施,促进知识产权档案工作水平的提高。

      (一)增强意识,提升工作自觉性

      企业是自主创新基本体制架构的主体,是推进产业结构优化升级的关键。知识产权档案是知识产权的载体,是单位档案的重要组成部分,对企业自主创新具有重要的参考借鉴作用,启迪助推作用。企业要自觉拥有对知识产权档案管理重要性的认识,并将其纳入单位档案管理体系。

      (二)提高规范化水平,建立做好知识产权档案工作的长效机制

      第一,要建立一支相对稳定的高水平的档案队伍。减少知识产权档案管理人员的兼职,要创造条件,不断更新档案人员的知识结构,提高业务素质。

      第二,要建立健全知识产权档案的收集、整理、鉴定、保管等各项管理规章制度,将知识产权档案的管理纳入整个单位档案管理体系,明确归档范围、?r间和要求,确定保管期限和密级,保证归档知识产权文件材料的齐全、完整、准确、系统。可根据本单位的实际情况,在知识产权保护期过后,将知识产权档案的保管期限设定为永久或30年。对超过保管期限的档案要及时进行鉴定,解密,力求企业知识产权档案信息资源最大化共享。

      第三,要配备符合保管条件的档案库房和装具。库房要具备防火、防尘等“八防”条件,温、湿度控制达到档案保管要求。

      第四,要逐步采用信息化手段加强对知识产权档案的管理,按照有关电子文件归档管理的规定进行归档。重要的电子知识产权文件采取纸制文本电子文本同时保存。归档的电子知识产权数据及其元数据应拷贝至耐久性好的载体上,脱机保存。

      (三)保障安全,提高知识产权档案信息利用率

      知识产权档案记载企业的核心机密,是企业赖以生存和发展的技术保障。在管理知识产权档案时要建立并严格履行一系列完备的档案管理工作规范,严明保密和利用制度。在知识产权档案的管理中要努力做到即保证知识产权档案信息的安全又能最大限度地提高其利用率,发挥知识产权档案在企业科技研发和自主创新工作中的应有作用。加强对计算机网络内运行的知识产权档案信息的控制,确保安全。各单位应对查阅、利用知识产权档案的有关人员施行权限管理,防止泄密事件的发生。

      各级各地档案行政管理部门要积极联合各相关部门,及时制定和严格监督执行《知识产权文件材料归档范围》对加强知识产权档案管理工作提出具体要求,强化服务,积极指导,为企业自主创新提供可靠保障。

      在今后的工作中各类单位都要增强做好知识产权档案工作的自觉性,认真学习借鉴好的典型经验和做法,与时俱进,开拓创新。积极推动知识产权档案工作的新发展,为建设创新型企业,为中国制造走向中国智造作出新的贡献。

      (作者单位为大连市农业机械化技术推广站)

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