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    [做好数字信息时代背景下的学校档案工作]信息时代

    时间:2020-01-20 10:16:53来源:毛毛论文网本文已影响

    做好数字信息时代背景下的学校档案工作

      中图分类号:G271 文献标识码:A 文章编号:1003-9082(2017)06-0047-01

      一、学校档案建设的现状,以及发展趋势

      1.学校档案建设现状

      1.1学校数字化建设逐年推进和提升,但领导对档案室的现代化建设关注的不多,绝大多数学校档案室仍处于十几年前的老样子,设备陈旧,观念陈旧,档案工作仍处于原始状态。数字化档案建设前期投入资金大,档案数字化采集工程量大。设备的采购,软件的配备,人力的投入,需要资金的支持;一本档案实体从拆卷校对、扫描采集、图像处理、校对审核、装订还原、电子数据归档,需要人力和时间的保证。这更使得学校档案数字化建设任重而道远。

      1.2当下,各方面形成的材料、稿件的数字化程度越来越高,电子稿件不能及时归档,材料流失过大;学校档案管理人员绝大多数为兼职,岗位职责的边缘化,专业性不强,也阻碍了学校档案建设的健康发展。

      诸如此类种种因素,限制和影响了学校档案现代化、数字化的发展。

      2.档案管理发展趋势

      档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的新要求,也是档案管理发展的必然方向,将传统纸制材料转换为数字化信息,通过专业的档案管理系统提供快捷方便的档案信息服务,提高档案的利用率和管理效率,必将是档案管理发展的趋势。

      二、学校档案数字化管理的优势

      1.将原始纸制档案转变为数字化档案后,增强了对档案原件的保护,档案使用相对更加安全;通过档案数字化处理,同时也防止了档案篡改行为。

      2.一旦实现了对档案和档案材料收集、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理,可以使阅档变得非常简单,按照档案管理流程,经过管理员授权,学校内部领导和有关处室可以在各自办公室查阅所需档案,外来查档人也可以通过网络实现远程阅档。这既提高了工作效率,也提升了档案工作服务水平和质量。

      3.用“功在当代,利在千秋”来形容档案数学化建设一点也不为过。数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案转为机读档案,避免了纸张和人力的浪费,节省了占地空间,提高了检索、查阅效率;即时归档,即时提供利用,为领导决策提供详细准确的信息,为社会大众提供即时准备的服务。以学籍档案为例,毕业多年的学生办理出国、失业证、确认工龄年限等证明,都需要详细准确的档案信息,管理员授权下的网络远程阅档,可以减少跑腿、查阅时间,为查档人提供最为便捷的档案服务。

      三、现阶段做好档案工作的思考

      1.建立档案管理网络体系,把好档案材料收集关

      1.1针对学校档案专业管理人员缺失,大多为兼职人员从事,岗位职责边缘化,专业性不强的特点,结合学校工作实际,建立以学校办公室为主体,各职能处室为分支的档案管理网络体系,协调各部门,形成自下而上的档案材料传递网络,有针对性的避免档案材料的流失,做好档案初期的收集工作。

      1.2学校办公室做为学校档案管理的主体部门,定期组织分部门档案员业务学习,明确归档范围,增强档案意识,学习档案知识,切实减少档案资料遗漏发生,不断完善档案管理流程,努力加强学校档案建设。

      1.3分部门档案管理员要把档案的收集工作放于平日日常工作中,对于在归档范围内的材料要随时形成,随时收集,防止档案材料的流失,为档案立卷归档做好坚实的材料基础。

      2.充分利用现有设备资源,实现档案管理现代化

      目前在学校没有投入专业档案管理系统的条件下,如何能更好的利用现有的设备资源管理好档案,实现档案管理的初步数字化?

      2.1对于管理类档案,我们采用“两条腿”的方法,即形成纸制档案材料按件装盒成档,又按照档号采集数字信息,录入“金宏办公”“学校档案”模块,进行“数字化”管理。

      2.2对于实物类档案,我们按年度整理归档,采用大流水号,将学校建校以来所获得的奖牌、奖状、奖杯等实物进行梳理、编号,录入“金宏办公”“学校档案”模块,实现“数字化”管理。

      2.3随着“数字化”管理档案的逐年推进,通过计算机检索,在档案查阅方面大大节省了查找名录的时间,方便了阅档,提高了检索准确率和利用效率;将传统的纸制档案变为数字化机读档案后,避免了因多次复印而造成的纸张浪费,对档案原件起到了保护作用,档案的使用更加安全,提高了档案的利用率和管理效率。

      3.努力提升个人业务素质,提高档案材料利用率

      3.1档案工作者要在扎实的档案管理理论基础上,要注重计算机知识、信息技术的学习,积极运用现代化的手段和先进的管理方法,努力使自己成为适应数字化和现代化档案建设需要的复合型人才。

      3.2档案工作者需要极大的细心和耐心面对各种档案材料整理、统计、检索……容易产生职业疏远感和压抑、失落的心理;同时日复一日单调的、重复的劳动,容易产生乏味、烦躁情绪。这就需要档案工作者实时调整自己的心理状态,从自身认知上改变传统工作模式,提高档案责任意识,调动自身积极性,用开拓创新的精神去开展工作,?┰甑男睦砭突嶙匀幌?退。

      3.3档案工作者要熟悉“家底”,对于分管的档案材料要做到心中有数儿、心中有底儿,改变重“整理”轻“利用”、“你来要,我才找”的被动服务,逐步实现档案资源共享,让档案“活”起来,充分发挥档案为学校发展与教育教学服务作用。

      这些档案中包含着一个学校历年发展的重要节点,这些档案中记录着较为隐秘且重要的信息……作为一名普通的基层档案工作者,亦能深深体会到档案工作对一个单位的重要意义,亦能深深感受到一个档案工作者的无奈,学校档案工作任重而道远。2014年5月中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》,为新形势下做好档案工作指明了方向,提供了保障,也为我们档案工作者提供了更高更远的舞台。在新的机遇下坚守我们的本职,实现档案&档案人的价值。

    做好数字信息时代背景下的学校档案工作

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