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    档案管理遇到的问题 探讨信息时代档案管理的问题

    时间:2020-01-20 10:17:05来源:毛毛论文网本文已影响

    探讨信息时代档案管理的问题

      中图分类号:G271 文献标识码:A 文章编号:1003-9082(2017)06-0018-01

      引言

      现代社会已经步入信息化阶段,信息技术指引当前科技领域的发展,借助信息技术有效整合与优化资源配置,推动各行各业转型升级。档案管理工作引入信息技术后工作模式发生巨大变化。在新背景与环境下,档案管理工作面临着很多问题,需要采取有效措施,推动档案信息化发展与完善。

      一、档案管理工作的必要性

      传统档案管理模式下,档案以纸质材料为主,档案管理模式相对落后,且存在较大的工作量。日常纸质档案管理与保存过程中,需要投入大量人力精力确保档案资料的安全使用,避免纸质档案受到火灾、水分、虫害及霉菌等因素影响,提高档案使用寿命。除此之外,纸质档案资料查阅难度较大,备份较为复杂,随着计算机技术发展与普及,档案管理模式逐渐向电子化方向转变。档案管理中引入信息化技术,可以有效解决档案存放与管理问题,提升档案使用安全与可靠性,大幅度提高检索效率,充分发挥档案资料的作用。信息时代背景下,档案管理工作适应社会发展,满足现代化档案管理具有重要意义。

      二、信息时代档案管理的问题

      档案管理中应用信息技术,可以提高档案管理工作质量与效率。但实际应用受到各类因素影响,造成档案管理工作面临诸多问题,笔者将其归纳总结如下。

      1.管理软件并不通用

      档案管理工作信息化过程中,广泛使用各类档案管理软件。但站在档案管理工作角度来说,虽然各类档案管理软件推动档案工作信息化与数据化,但其中依旧存在很多问题,影响管理工作质量与效率。其中最显著的问题就是档案管理软件缺乏通用性,实际中不同单位与企业往往选择不同类型、不同型号的管理软件,软件之间无法兼容,造成档案资源无法共享,影响信息化档案管理工作的顺利进行。

      2.信息化标准不规范

      档案信息化管理本身具有信息化属性与实际效用,通过统一规范的管理提高资料使用安全性与真实性。但结合档案管理工作现状来说,整体依旧缺乏规范性与标准化,信息系统与网络建设工作中存在很多差距,影响档案信息化管理的开发、共享及服务等。实际中受到各类因素影响,造成档案管理部门缺乏统一规范的档案编制,造成细则间兼容性偏低,部分管理软件不具有移植性,直接阻碍档案信息化建设。

      3.设备与人员的问题

      档案管理中借助先进档案管理设施与设备提高工作效率,优于部分不重视档案管理工作,在资金投入与设备引入上力度不足,造成先进档案管理设备种类与数量不足,实际中还存在部分人员将杂物堆放在档案管理室中,部分档案被杂物压在下面,造成查阅与翻找难度较大,严重时档案被?s物毁损。目前档案管理人员由其他工作人员兼任的情况基本改善,安排专门人员管理档案,但这些管理人员专业程度与职业素养不足,造成管理工作质量偏低。实际中很多从业人员入职前并未接受过专业、系统培训,造成档案管理工作中频频出现错误,影响工作质量。

      三、信息时代档案管理问题的优化措施

      针对信息时代档案管理工作中存在的问题,笔者给出具体解决措施,推动档案信息化建设,具体措施如下。

      1.推动档案管理软件兼容 推动信息时代档案管理的主要内容就是加强信息化建设,通过共享档案资源是实现档案信息化管理的主要措施,充分发挥档案资源的作用。档案管理部门可以引入先进信息技术创新档案管理模式,促进档案信息检索效率的提高,如档案资料分类存储过程中,对管理软件编程时可以引入信息管理系统、资源管理系统及ERP系统等,文字类档案与图像类方案自动识别通过计算机与多媒体技术实现,档案信息库中实现各类软件兼容。利用网络平台实现资源传输,提高海量档案资源存储,避免纸质文档保存中容易出现的问题。

      2.统一信息化的管理标准 档案管理工作中规范档案信息化管理标准与管理细则,有助于提高档案管理效率与质量。随着科学技术快速进步,档案管理手段逐渐更新、管理水平提升,建立健全工作体系,实现档案管理细则的统一编制,全面落实到位,实现系统软件的可移植性,规范处理档案信息化管理。除此之外,还需明确各个工作岗位的责任内容,将各个门类和载体的档案集中起来进行统一管理,让档案管理和企业工作实现同步考核、同步发展。构建档案计算机管理系统,利用计算机处理数据的功能,搭建局域网,将单位内部各科室有效连接,实现各环节的自动化与文档一体化,达成资源共享提高资源使用率的目的。创新档案管理工作方法的主要手段就是更新管理方法,努力实现档案装备技术现代化,解决手工操作中存在的问题,借助各种现代化手段提高管理效率,提高其中技术含量与水平,创新档案管理手段。

      3.强化基础设施建设 加大硬件设备投入力度。想要实验档案管理现代化离不开硬件设施的投入,划分专项资金改进硬件设施与档案案卷质量,建设专门的档案存储房间、购置档案专用密集架,并配备相关的打印、计算机等设备,同时安装全天安全监控报警系统;其次收集各项资料。认真整理每年生成的文化档案、会计档案、声像档案及实物档案等,录入微机管理;强化数据库建设。建立全部档案案卷级数据库,实现了档案微机检索,对录入档案数据实行了光盘刻录及备份。档案管理人员要时刻保持高度的责任感、爱岗敬业、忠于职守等较高的职业道德水平。在管理工作中,要积极思考,对可能存在的问题细心检查并及时解决,做到面对工作一丝不苟的原则,粗精档案管理创新工作的顺利开展。管理人员要积极提高自身信息技术,主动参与一些相关的教育培训活动,努力掌握先进的操作技能和理论知识要点,提高档案管理信息化水平,做到更好地为社会服务。

      四、结语

      信息时代下档案管理工作愈发现代化,工作难度逐渐增加,对档案管理人员提出更高的要求。只有从实际情况出发才能确保档案管理工作顺利开展,全面分析档案管理工作中存在的问题,给出有效解决措施,实现档案信息化管理、创建档案数据库等,达成提高工作效率与质量的目的,实现档案管理工作长远可持续发展。

    探讨信息时代档案管理的问题

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