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    试论二维条码技术在不动产档案管理中的应用|不动产档案

    时间:2020-01-20 10:14:45来源:毛毛论文网本文已影响

    试论二维条码技术在不动产档案管理中的应用

      档案管理这项工作比较考验人的耐心,虽然不怎么复杂,但是却很繁琐,一不小心就可能有错误出现,应用二维条码技术的作用是将出现错误的几率降低,并不是不会发生错误,所以,在对其进行应用的时候,应该要对各项应用环节多注意,特别是关于相关标准的制定,有利于融合现有的系统和二维条码技术,进而促进共享档案资源的实现。

      一、二维条码的概述

      在工作的过程中,需要的信息是二维条码纵向和横向两个方位同时进行表达的,所以,很多的信息量通过很小的面积就可以被表达出来,而且信息的准确度还可以得到保障。通过现在不动产档案管理可以看出来,和一维条码相比较,二维条码还是存在着明显区别的,主要表现在方向上,信息的存储方式主要是信息符号,这是在一维条码的基础上一次很成功的改变。这是一项既廉价又简洁的应用,很多单位都给予了很高的重视。和一维条码相比较,虽然增加了很多的存储空间,不过却也只是1K左右,而且信息存储的越多,就需要越大的尺寸,对识别识读器是非常不利的。因此,二维条码只能存储比较少的信息。

      二、在不动产档案管理中二维条码技术的实现模型

      在不动产档案中应用二维条码技术,主要是把元数据、电子文件和纸张文件拷贝和封装在一块,分析的时候所使用的处理技术应该要严格一点,使用的方法主要是在二维码中将其元数据和电子文件存储起来,形成纸张文件档案、元数据及电子文件;纸张档案在通过相机亦或者是扫描仪扫描成二维条码,然后再进行扫码还原,最终得到相对应的数据。不动产档案管理和很多的软件系统和单位之间都有关联,电子文件在生成二维条码以前,需要设置成长期存取的统一格式,对于统一的标准,元数据也应该要遵守,对各用户各阶段对不动产档案管理的使用非常有利。生成二维码以后是不可以再改变的,在文件流转的时候,元数据在不断地变更、增加,因此,新部门在得到流转的纸张电子文件的时候,需要以不同的元数据为依据,将这些增加、变更的元数据变为二维条码,并在纸质文件上打印出来。

      三、在不动产档案管理中二维条码技术的应用

      在我国二维条码技术已经有了很长时间的发展史,有了越来越广阔的应用范围,在不动产档案管理中也到了一定的应用,因为其具有简便性,得到的效果也是较为明显的,不过不动产档案管理在对其进行应用的时候还有很多大小不一的问题需要注意,具体分析如下:

      (一)存取格式的选择。不动产档案管理有很多种存取格式,在?x择的过程中一定要注意务必要将格式转换成长期存取格式,主要是由于不可以更改生成以后的二维条码,如果选取的存储模式不是长期的,文件很容易流失,引发的后果是不可估量的,所以这项步骤是极为重要的,不可以被忽视。

      (二)相应标准的制定。通常情况下,二维条码技术都是应用在电子档案管理之中的,电子档案通过这种技术可以实现存储,而档案管理也可以实现共享,但是前提条件是一定要有相关的标准进行约束,不可以想怎么样就怎么样。对相关标准的制定主要是由于不动产档案管理有很多的系统,而且还要转换这些系统,有助于促进档案正常电子化管理的实现。如果没有标准,共享档案的实现便很难,所以,二维条码技术的使用是离不开相关标准约束的。不过,在对标准进行制定的时候,要以国家的规定为依据,国家已经具体制定出了标准,严格地执行就可以了。标准的制定有两条原则需要遵守,一个是易用原则,还有一个就是通用原则。通用可以对大一点的范围适应,而易用则简单,电子档案不能因为使用二维条码技术而变得繁琐,否则会适得其反。除此之外,二维条码由于有限的容量,所以需要简单地处理一下存储元数。通常情况下,在对标准进行制定的时候,所选择的数据元素所具有的特点是基础性和通用性。

      (三)相应的管理系统要进一步地完善。测试平台的建立。使用平台对使用的硬件、软件进行测试,然后再投入到市场中去。通常时候都是有专门的档案管理部门对此管理的,因为有很多重要的文件存在于档案管理部门,如果有些问题出现,后果是不可预想的。

      文档一体化系统的设计工作要做好。在设计的过程中有两方面需要格外地注意,一个是正式文件的生成,另一个则是收文登记,这两项工作一定要做好,有助于目前的系统和二维条码技术融合工作的实现。

      四、结语

      总而言之,在不动产档案管理应用二维条码技术,对其日后的工作有很大的帮助,不仅将工作环节有效地简化了,还将工作效率进一步地提高了,在使用的过程中必须要对可能出现的问题给予高度的重视,进而在最大程度上发挥出二维条码技术的作用。

    试论二维条码技术在不动产档案管理中的应用

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