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    浅析现阶段政府档案信息资源管理|信息资源管理

    时间:2020-01-20 10:14:05来源:毛毛论文网本文已影响

    浅析现阶段政府档案信息资源管理

      档案信息资源管理工作是各项管理工作中必不可少的重要组成,它真实地记录着人类活动,为后世的人类生活提供依据。政府承担着为人民服务、对人民负责的重任,因而其档案有着极其重要的社会价值。

      一、政府档案资源管理现状

      (一)总体现状。近年来,我国政府档案资源管理正在向信息化、现代化方向发展,并且呈加快趋势。但是从整体上来看,档案管理的信息化水平与其他发达国家相比依然存在较大的差距。

      (二)缺乏对档案资源管理工作的正确认识,对档案管理工作重视程度不足。据有关数据表明,至今仍有些地区的政府机构没有设置专门的档案管理场所,直接用办公室取而代之。领导对此也没有足够的重视,资金支持投入不够,没有安装或改进档案管理工作所需要的档案管理软件,在日常工作中,工作人员只能采用普通的档案管理软件。这不仅影响了档案管理工作的进度和成效,更使得工作人员对档案管理工作的热情消失殆尽。领导没有制定一套完善的档案管理制度,使得档案工作人员在工作过程中没有一个准确的指导,只能凭借一腔孤勇向前冲。另外,现阶段我国政府的档案管理模式较为落后,这就使得档案的分类、整理、归纳都远远落后于其他领域,跟不上现代的脚步,无法满足当前社会的需要。

      (三)档案管理人员整体素质不高,难以适应快速发展的信息化档案管理工作。第一,档案管理人员整体素质低是一个普遍现象。第二,档案管理工作具有复杂性与严密性,而且对工作人员技术要求也较高,但是我国政府现阶段从事档案工作的人员紧缺,与政府档案工作量不成正比,从而制约了政府档案信息资源管理。

      (四)检索方式落后。目前,很多政府单位仍然采用传统的档案检索方式。即:查找者首先要提供具体的检索信息,然后通过书本检索的方式对档案案卷编号进行逐个查找,最后再到库房调阅案卷。这样不仅费时费力,效率低下,程序冗杂而且准确度得不到保证。

      (五)硬件设施不完备。在我国部分地区,由于受经济发展状况的制约,使得政府难以抽出资金对档案管理进行必要的设备完善,从而降低了政府对档案信息资源管理的有效度。

      二、关于提升政府?n案管理工作效率的几点建议

      (一)采用电子信息化的档案管理模式,实现纸质档案的电子化转变,提升政府档案资源的使用率。第一,要充分运用现代信息技术,建立起综合性的电子档案管理系统,实现档案资料的自动化管理。第二,要实现政府档案的网络化、信息化管理,使人民群众能够通过网络查询到相关信息,使档案真正发挥为人民服务的功能。第三,要尽快实现档案归档的无纸化交接,以延长档案使用寿命,提升档案资源的使用率。

      (二)加强对工作人员的培训,实现其专业素质、道德素质双达标。首先,要通过加强职业培训来促进政府档案管理工作人员职业素质的提升。其次,档案管理工作是一项极其严密、极其正式的政治工作,它要求工作人员必须具备良好的思想道德素质。因此,档案工作人员应积极参与政治学习,树立严谨的工作态度,具备良好的职业操守,同时,也要对档案管理这项繁琐的工作保持积极向上的工作作风,并投入高度的热情,以提高政府整体工作效率。最后,档案管理工作要求工作人员严守机密,忠于职守。因此,档案工作人员还要遵守档案工作的法律法规,增强法制观念,正确处理集体利益和自身利益的关系,保证档案管理工作的安全顺利进行。

      (三)建立健全信息化的政府档案管理制度,提升档案管理工作效率。档案信息化管理是一套全新的管理模式,没有前车之鉴,缺乏一套系统化理论化的管理制度以及有效的指导,导致现在部分地区政府单位档案管理信息化建设进度缓慢,多走了许多弯路。因此,政府及有关部门领导应尽快结合实际情况,建立健全一套系统的档案管理信息化建设制度,从理论上促进政府档案管理工作效率的提升。

      (四)软、硬件配置齐全,降低档案安全隐患。软、硬件配置齐全是实现高效率的档案管理的基础性条件,只有拥有齐全的配置,档案工作人员的工作才能顺利进行。只有引进合适的计算机管理系统,档案工作的资源才能得到有效配置,政府及单位要舍得在这方面花钱,为档案管理工作配备良好的计算机及其系统,保证网络信息体系的顺畅无阻,从而提高档案管理工作的效率。另外,应邀请专业人士为政府的档案管理工作设置其特定的档案管理软件,减少工作中不必要的程序和环节,也减少一些传统管理软件中无关紧要的功能,提高工作效率,加快档案管理工作的进度。还要为档案管理设置一个专门的保护系统,以避免档案信息的泄露或流失,给政府带来不必要的麻烦。

      三、结语

      综上所述,目前我国政府档案管理工作虽取得一定的进步,但仍然面临着诸多的问题,并与其他发达国家之间存在着较大的差距。因此,政府档案管理工作要想得到进一步的发展,就必须紧随社会发展潮流,进行不断的改变和更新,以探索出适合我国发展现状的档案管理新方法,发挥出档案资料的最大价值。

    浅析现阶段政府档案信息资源管理

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