网站首页 经济论文 管理论文 会计审计 法学论文 医药论文 社会论文 教育论文 艺术论文 哲学论文 理学论文 文学论文 应用文
  • 艺术理论论文
  • 电视电影论文
  • 音乐论文
  • 美术论文
  • 毛毛论文网 > 艺术论文 > 美术论文 > 浅谈实物档案的收集与有效利用:实物档案柜

    浅谈实物档案的收集与有效利用:实物档案柜

    时间:2020-01-20 10:09:43来源:毛毛论文网本文已影响

    浅谈实物档案的收集与有效利用

      针对实物档案特点,在对其收集和利用方式进行研究时,一方面要求可以充分发挥此类档案所具有的优势,另一方面也需要保证实物档案的安全性与保护性,避免为追求利用效果而造成档案损坏。面对常见的实物档案收集管理问题,需要有目的性的进行研究,本文以佛山城市展览馆为对象,对各类实物档案的收集和利用措施进行了简单分析。

      1 实物档案特点分析

      实物档案与纸质载体档案、电子载体档案相比,具有很大特殊性,其主要是以实物作为载体进行保存的档案,通过更直观的形式来反映城市发展状态的物品,如生活类(证章、钱币、商标广告,建筑构件,家具),鉴赏类(陶瓷,石刻,字画,木屏风,蚀刻玻璃)等。与其他载体的档案比较来说,实物档案具有品种多、载体丰富以及生动直观等特点,同时也因此使得实物档案在收集、管理以及利用过程中难度更大。实物档案载体作为实物,其并不受形状、材质、颜色以及大小等因素影响,且形式多种多样,可以根据需要确定信息记录形式。并且,实物档案可以利用自身质感、颜色以及形状等,通过视觉和触觉来向人们传递信息,与文字相比可以表达出更细微的内容,在理解与接受上具有更大的优势。

      2 实物档案收集管理常见问题

      2.1 收集范围不明确

      因为对实物档案认识不足,导致在收集和管理上无法确认作业范围,并且因为实物档案数量多、种类杂,没有统一的管理体系,在确定收集范围时具有较大的难度。实物档案的收集范围制定不明确,对比其他类型档案,实物档案面对的受众不同,其所代表的意义上便也存在巨大的差异。对于城市展览馆所需的各类实物档案,需要具有明确的历史痕迹,可以代表所处时间的特点。但是现在随着人们对古代文物认识的提高,更多人将具有历史意义的实物档案看作经济物品,希望通过各种手段来获取一定经济效益,这无非增加了实物档案收集的难度。同时,因为对实物档案分类不明确,没有有效的体系来确定该物品是否具有收集管理价值,贸然收集不仅会加大工作量,同时还会影响后续使用效果。另外,档案管理部门为扩充馆藏,忽视了实物档案质量管理,一味追求数量,对实物档案所具有的保存价值、珍贵程度以及保管期限鉴定不全面,但是又担心造成重要实物档案遗失,只能将全部实物档案接收下来[3]。这样就造成整个馆藏质量降低,无法体现出高价值实物档案,导致馆藏毫无特色,为后期实物档案的管理以及利用增大了难度。

      2.2 管理制度不全面

      对于实物档案管理并没有统一的管理体系,尤其是随着实物档案数量的不断增多,一味的沿用原有管理体系,势必不能满足实际工作需求。而对于部分已经制定实物档案管理的单位,基本上也是流于形式,实际操作性比较低,大部分的规章制度成为一纸空文,导致众多的实物档案收集不当以及管理无序。另外,基于实物档案的特殊性,很多单位并未配置专门的管理人员,大部分由档案工作人员到部门兼职档案员,各类规章制度无法有效应用到实际工作中,收集管理工作带有很强的工作人员个人特色,使得整个实物档案收集工作呈现一种混乱的状态。

      城市展览馆所需实物档案在历史文化研究上具有更大的意义,无论是收集、管理还是应用,均对工作的执行效果有着更为严格的要求。随着城市建设进程的加快,想要有效收集具有代表意义的各类实物档案,就需要出台具有针对性的规章制度,一方面可以提高广大群众对实物档案的认知,积极配合档案收集工作;另一方面也可以对展览馆自身工作行为进行约束和改进,优化工作流程,确保可以按照要求合理收集各类实物档案,并进行科学管理应用。现在城市展览馆并未认识到管理制度优化的必要性,还未建立专门的实物档案管理体系,导致实物档案收集管理工作进程缓慢,无法灵活应对各种实际问题,收集应用效果十分有限。

      3 实物档案收集与利用优化措施

      3.1 实物档案有效收集

      对于佛山市规划城建档案馆,实物档案主要服务于一个城市展览馆,包括古代部分的场景还原、陶瓷、证章、字画以及生活类等,这样实物档案收集与管理效果,将在根本上决定了最终展览利用质量。为满足实际工作需求,首先要建立完善的管理制度,确定实物档案收集范围,主要以满足展览馆应用为目的,对任何满足应用要求的实物档案进行收集与管理。要求制度内详细写明收集方向、要求与方式,以及严禁出现的行为,提高工作操作的可行性。同时还要确定实物档案移交、保管、利用等整个流程内的各环节要求,作为工作人员的行为准则,减少人为因素对收集效果的影响[4]。另一方面,需要提高实物档案收集方式的灵活性,档案管理人员需要密切关注相关信息,争取第一时间掌握各类实物档案的信息,并做好信息登?,然后主动与个人或集体进行联系,将实物档案收集工作落实到位。尤其是与专家、收藏爱好者等保持有效沟通,相互形成一种工作常态,保证可以满足实物档案收集工作需求。同时,还需要提前将各项收集准备工作落实到位,对收集到的实物档案做好保护,避免造成损伤,影响其价值。

      3.2 实物档案管理优化

      要针对实物档案管理不规范问题进行优化,档案馆内需要建立统一的规章制度,明确实物档案管理的必要性与要求,并对管理人员行为进行约束,减少以往实物档案随地摆放、编号模糊不清、主题性缺失等问题。一方面,要保证随收随归。对于可用于城市展览馆的实物档案,大多每件实物为一件,归档工作灵活性比较高,可以达到随收随归目的。对于收集且移入到馆内的实物档案,需要及时编一个档号,然后放置到相应位置保管,以免实物档案的大量积压,并且在后期应用到展览时,可以有效降低工作量。其中,要对归档的实物档案进行拍照,且将照片纳入馆内照片档案管理系统,在两者间建立准确可靠的标识关系,便于后期利用时有效检索。另一方面,提高数字化管理效率。积极应用数字化技术,对实物档案拍照后,数字扫描形成JPEG图像,按照片档案方法管理,还可以将实物档案放置位置信息输入数据库内,在后期利用阶段可以通过编码的检索快速确定,减少后期工作量。

      3.3 实物档案高效利用

      用于展览的实物档案,可以为人们提供各种城市相关信息,保证人们可以通过更直观的形式了解城市发展史,人们能通过对实物的观察、分析和推测进一步获得某种更深层次的信息。另外,还要深度挖掘实物档案所具有的价值,例如古代场景的还原,可以展现出城市的发展历程,给人一种勃勃生机的感觉,经过古今对比,来突出城市所具有的巨大发展优势。

      4 结束语

      实物档案具有一定特殊性,在对其进行收集管理和利用时,需要基于其所具有的特点,采取措施来解决常见问题,保证各项规章制度可以有效落实,提高实物档案收集的有效性。

    浅谈实物档案的收集与有效利用

    相关热词搜索:浅谈 实物 收集 利用 档案 有效收集用户档案 政治实时热点

    • 经济
    • 管理
    • 会计
    • 法学论文
    • 医药论文
    • 社会论文
    • 教育论文