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    如何加强高校基建档案管理|基建档案管理

    时间:2020-01-20 10:06:17来源:毛毛论文网本文已影响

    如何加强高校基建档案管理

      1 高校基建档案的特点

      (1)系统性。基础设施档案文件准确地记录和反映了基础设施建设项目的准备、施工、竣工验收阶段工程项目施工过程。(2)复杂性。基建工程涉及多学科的知识,包括:地质、基础、建筑、结构、给排水、强电、弱电、暖通、空调、舞台音响、电梯、智能化、绿化、市政、消防、人防等知识,基建档案的内容呈现复杂的特点。(3)专业性。高校基础建设档案文件形成的建设活动中,进行基础建设活动按照专业分工的不同,有不同的专业技术内容和方法,档案的专业活动具有明显的专业特性。(4)实用性。基建档案归档后,在较长时期内发挥现行效用。(5)周期性。基建工程项目建设周期长,要经过立项、可行性报告研究、施工图设计、招投标阶段、施工阶段、竣工验收、竣工决算等阶段,在这些阶段中形成的资料较多。(6)广泛性。在建设、勘察、设计、监理、施工等参与建设的单位各自形成的资料中同样存在多来源的资料,决定来记录和反映基础设施工程建设的全景基础建设的档案来源广泛的特点。

      2 高校基建档案的内容

      高校基建档案的内容因不同的基建项目而异,通常可分为工程准备阶段、监理、施工、竣工验收文件等四大类。

      (1)工程准备阶段文件: 包括立项;建设用地、征地、拆迁;测绘勘察、设计;合同;开工;建设、设计、勘测、监理、施工机构及负责人等。

      (2)监理文件: 包括监理规划、监理月报、监理会议纪要、进度控制、质量控制、造价控制、合同与其他事项管理等文件。

      (3)施工文件: ①开工报告;竣工报告;施工现场质量管理检查记录等;施工组织设计;技术交底;技术措施;安全措施;②建筑工程: 工程测量定位记录、建筑物沉降观察测量记录;图纸会审;设计变更;技术变更联系单;新材料施工记录;节能保温测试记录;钢材、水泥、砖等出厂合格证及试验报告;地基和基础部门;主体结构部门;建筑装饰部门;屋顶部门等;③安装工程: 建筑给排水及采暖分部;建筑电气分部;通风与空调分部;电梯分部; 建筑智能化分部;④室外工程: 室外市政施工文件、室外绿化施工文件;⑤施工验收文件: 竣工验收记录、观感质量检查记录、质量验收记录、竣工图。

      (4)竣工验收文件: 竣工验收报告及意见书、竣工验收记录、财务文件、声像、缩微、电子档案。

      3 加强高校基建档案管理的有效措施

      3.1 构建完善的档案管理平台

      高校建设档案是历史的真实记录和发展高校开展档案管理工作的首要任务是建立一个责任明确档案网络平台。高校建设档案工作可分为两个方面: 一方面,负责在学校档案工作的主管领导,由学校档案部、工程建设、学校各职能部门、设计单位、监理单位和施工单位负责人等档案网络管理系统,负责完成高校建设项目文件管理系统的协调,组织,计划,检查等;另一方面是管理部门在每个函数,个别工程建设项目,以及各种专业工作链接多少组根据相应的兼职档案员的工作内容文件档案网络系统,收集各种材料积累每个工作链接形式。同时,还应该部分有针对性的组织工程管理、建设单位,责任,监督人员档案法律法规、业务知识培训,加强档案的意识,提高档案管理网络的工作效率,确保文档是按时完成完整的文件。

      3.2 高校基建档案管理工作应提前介入

      之前,许多学院在某些建设项目准备阶段通常不会考虑到档案工作,甚至一个大型基础设施项目建设,仍然没有人管理档案,档案工作直到工程验收阶段管理、档案工作有很多困难。因此,高校建设文件管理应早期干预。高校建设是不同于其他项目,整个项目管理为主线,全面分别开始同时,承包商的特点,建设规模,档案产生更多数量、交付过程是复杂的,涉及建设、监理、设计、勘察、施工和其他单位。当投标基础设施文件收集物品应告知施工单位的投标,通知另一方交给的施工质量要求和内容文件,当建设单位的最终验收,确保提供一个完整的档案文件,确保档案文件。此时,在建设项目建设之初,高校档案管理部门组织和管理、档案负责建设单位建设知识人员的培训、学习档案管理的规定、要求,知识,为了更好的基础设施项目文件收集工作。

      3.3 建立健全基建工程项目档案管理机构

      高校建设基础设施项目文件,包括项目的勘察、设计、招标、施工、竣工验收等各阶段,有各种各样的载体形式的档案,由于不同的业务特点,其管理模式是相对复杂的,这需要一个明确的责任,加强档案意识,建立特殊文件管理部门,配备专职、兼职档案管理人员理解业务,负责工程施工期间的工程数据收集和归档工作。建设、监理和施工单位从一开始,必须根据项目的特点,总体规划,以适应档案工作全职,兼职档案员,明确职责和要求,确保项目每个阶段形成的数据收集、整理和归档的时间。建设单位,第一个建立的头,掌握高校建设项目档案工作,做好协调和计划作为一个整体,但也明显的档案部负责文件档案、验收工作,档案部门参与监督、施工等等,及时归档工作实践指导、监督检查,使档案工作真正渗透到每个链接建设的项目。

      3.4 加强对档案人员的培训

      建设项目档案,应该培养,宣传人员,学习贯彻国家建设项目档案管理的法律法规和方法。通过教育培训他们能熟悉明白《普通高等学校档案管理办法》和《档案法》基本建设档案文件管理等相关的法律法规知识,他们明确工程档案文件的程序、范围及归档整理积累相关的知识,统一的标准、要求、格式。

      3.5 做到项目档案工作与项目建设同步进行

      同时同步的进行工程建设和基础档案文件;工程建设和档案材料的积累,同时审批,项目竣工验收和竣工档案材料验收同步;为了确保建设项目档案的准确性、完整性、安全性、系统性、有效性的使用,高校档案馆的档案和建设指挥部工作人员应定期或不定期加强学校当局和承包商的检查指导,检查材料收集完成,材料是否符合标准要求,竣工图纸修改的基础上是否可靠,图是一致的,是否文件整理标准规范,内容真实合法有效签署,以及是否使用档案工作正常有序,保持安全、档案等档案收集和归档,根据施工过程的优先级的不同阶段,纵向明确责任主体和责任阶段,按照规章制度严格控制每个阶段文件质量的关键是搞好高校建设档案管理的措施。最后一个单位工程,要求有关单位及时形成文档的积累,在检查符合标准的工程建设总部存档。加强监督单位负责人收集、积累项目施工文件的准确,因此责任管理、监督所有承包商,可以检查发现问题,及时公布完成任?詹⑷繁<右允凳?。

      4 结束语

      综上所述,随着社会经济的不断发展,校园建设规模越来越大,因此,有大量的基础档案。基础设施档案记录的原始数据建设的整个过程,既是施工及竣工验收、交付和使用的必要条件,和检查工程、管理、使用、变更、扩张,修复的基础依据。因此,高校建设工作的档案管理对学校的可持续发展的有非常重要的意义。

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