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    文书档案管理 [浅析信息化背景下文书档案管理工作的创新]

    时间:2020-01-20 10:11:47来源:毛毛论文网本文已影响

    浅析信息化背景下文书档案管理工作的创新

      文书档案管理是机关事业单位经营管理工作的主要内容,做好文书档案管理工作,有利于优化机关事业单位整体管理效果。但是,在信息化背景中,文书档案在实际管理中存在一定问题,进而降低了档案管理效率,影响了机关事业单位持续发展。由此可见,本文探究信息化背景中该工作的创新,具有重要性和迫切性。

      一、文书档案在信息化背景中存在的管理问题

      (一)管理观念淡薄。由于文书档案是机关事业单位档案的基本组成部分,利用信息化技术管理文书档案,这不仅会提升档案管理水平,还会提高档案管理效率。但是,机关事业单位的大部分领导者在淡薄文书档案管理观念的引导下,经常出现各种工作问题,并且对于发生的工作问题不能合理解决、高效处理,进而浪费了不必要的工作时间,弱化了档案管理优势。

      (二)管理流程复杂。传统人员参与文书档案管理的现象较为常见,工作人员操作先进信息设备的过程中,由于自身专业知识不足、设备操作经验有限,进而造成对信息设备的掌握不熟练和运用率不高,工作人员只能按照传统流程进行档案管理,这不仅延长了管理时间,而且还浪费了信息设备资源,导致文书档案管理效率得不到提高,影响了机关事业单位管理的整体进程。

      (三)管理保密性较低。由于电子文本资料分类形式众多,对多样性文本资料管理的过程中,存在一定的信息泄露风险,进而降低了管理保密性。与纸质文书档案相比,这种类型的档案存在一定改动可能,并且改动的文书档案不易被发现和察觉,这在一定程度上降低了档案的真实性,如果错误档案信息被用于工作需要,那么工作质量也会大大降低,导致后续工作出现些许问题。

      二、信息化背景下文书档案管理工作的创新途径

      文书档案工作具有明显的服务性,信息化时代中创新工作形式、改变工作手段,有利于缩短工作时间、提高规定时间内的工作效果。

      (一)强化管理认识。通过加强文书档案信息化管理认识来开展实际的文书档案管理工作,即借助信息技术进行档案管理,并以先进思想指导档案管理工作,在发挥技术优势的基础上,实现文书档案管理信息化。所以,无论是机关事业单位的领导者还是工作人员首先要??化对该项工作的认识,提高对这项工作的重视程度,将其纳入机关事业单位发展战略的一部分,在先进思想的引导下,促进文书档案管理工作顺利进行、有序开展。在强化认识的同时,还应适当投入文书档案管理建设资金,加大先进设备的引进和使用,以此实现文书档案管理的合理分类和秩序整理,促进文书档案向信息化方向发展。

      (二)构建科学化管理平台。之所以要对文书档案进行科学管理,主要是为了充分发挥档案资源的利用价值,实现档案信息的全面挖掘。争取在内容上不断丰富、服务上不断优化、技术上持续提高,借助网络优势以及媒体优势,进而提高档案信息的利用率。因此,机关事业单位要构建科学化管理平台,通过平台对文书档案规范搜集、整理、分析和应用,此外还能通过平台实现文书档案的在线阅读、信息整合、信息库建立、档案销毁以及库房管理等丰富性功能。在文书档案信息系统方面,要做好三方面工作,分别是档案加工系统、存储系统以及保密系统。加工系统:在结合文书情况的基础上,优化档案加工设计,形成完善的加工系统,该系统主要提供信息查询、文件处理等帮助,以此减轻工作人员的工作任务,合理分配管理时间。存储系统:信息化设备能够在文书档案数据库建立中发挥积极作用,通过数据库将文书档案妥善存储。同时,还能实现档案便捷化检索。此外,还能确保档案格式统一化、规范化,进而发挥档案信息利用率。保密系统:专业人员将精心设计后的软件应用于文书档案资料分类管理工作中,同时对其进行相应的权限设置,确保文书档案信息的安全性和保密性,在此基础上进行档案信息共享和应用。

      (三)成立高素质管理队伍。文书档案管理者是确保管理工作有序进行的主体,为了实现文书档案的信息化,有必要成立高素质管理队伍,在这一队伍的带动下,提高文书档案工作的准确性,促进文书档案管理工作规范化进行。与此同时,机关事业单位定期对文书档案管理工作人员进行培训,聘请专业教师开展具体的培训工作,使员工在实际档案管理工作中规范工作行为、端正工作态度,提高工作人员对先进设备的掌握能力和运用能力,提高工作人员对先进设备的应用率。除此之外,有条件的机关事业单位还可以为员工提供外出实践机会,通过实践借鉴文书档案管理的经验,提高工作人员自身的工作素质和工作能力,开阔工作人员的视野,进而会促使员工在文书档案管理的过程中不断积累经验,增强工作责任感,减少工作失误。

      三、结论

      综上所述,文书档案管理工作在信息化背景中,通过强化管理认识、构建科学管理平台以及成立高素质管理队伍等措施开展工作内容,这不仅能够提升文书档案管理的数字化水平,而且还会提升档案信息资源使用率,进而优化档案信息管理工作效果。这对于档案管理工作可持续发展具有重要意义。

    浅析信息化背景下文书档案管理工作的创新

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