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    [数字化时代档案服务模式的探讨]什么是档案数字化

    时间:2020-01-20 10:16:56来源:毛毛论文网本文已影响

    数字化时代档案服务模式的探讨

      中图分类号:G27 文献标识码:A 文章编号:1003-9082(2017)06-0037-01

      近几年来,数字终端、无线通讯和互联网技术已经从专业领域延伸到工作和生产生活的方方面面,对人们的生活、工作和思?S模式都产生了巨大的影响,在国家“加快推进传统档案载体数字化”建设的大背景下,档案数字化也正在逐步进入档案的日常工作,档案利用者在查档、用档等方面也获得了前所未有的高效和快捷的服务,档案工作者也逐渐改变往日的手工粗放管理方式,开始利用网络、数字终端和信息系统开展现代化管理和提供服务。下面,结合档案数字化和服务工作实践,谈谈如何做好数字化档案服务的粗浅认识。

      一、档案数字化质量是档案服务的重要保证

      1.档案数字化后的应用首先面临的是数字化质量问题。数字化质量与档案数字化技术密切相关,其数字化的过程就是数据采集处理和存储的过程。在此基础上,可以对档案信息进一步的加工、存储和传输,建成各种档案专题数据库,并在利用时将这些信息还原成原始声音、图像和文字,通过计算机网络途径实现信息共享和利用。因此,抓好数字化质量是重要一关。

      2.档案数字化质量必须保证其真实性、有效性、完整性。在使用时必须保证数字化档案能正确还原成电子文件以备查询利用。纸质档案数字化的基本环节主要包括:档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。确保档案原件和数字化档案信息的安全,在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的行为记录。

      3.数字化质量还应包涵档案利用率问题。方便人民群众利用是档案数字化建设的目标追求。档案数字化应根据利用者的要求和想法,对档案利用情况统计分析,综合档案利用的频次,制定数字化实施方案,优先对重复利用率高的常用档案,特别是民生档案进行数字化,同时也要考虑多层次档案数字化处理的预案。

      4.数字化质量还包括档案历史全貌问题。档案数字化既是对档案信息的提炼,也是充分反应档案的全貌,特别是有重要关联的、集中反映历史活动真实全貌的关联性档案。但是,不能背离客观真实的历史。

      5.数字化质量还包括整体性问题。档案数字化必须体现全宗系统性,力求做到对各个时期、各个层面、各个领域、各类载体档案的处理标准一致。在单个全宗中,也要注意系统性、完整性,切不可孤立地抽取个别重要文件进行数字化处理而使其失去与一组文件的内在联系,因而影响到档案的整体价值。

      二、最大化服务是数字化档案的目标追求

      1.网络是最大化服务的最佳手段。档案利用数字化和网络化,是创新公共服务方式、提高服务效率的物质基础。要达到数字化档案利用即时见效、方便快捷的目标要求,必须在档案数字化加工过程中,坚持软、硬件建设同规划同部署同实施。

      2.效益是最大化服务的目的。最大化服务包括社会效益、经济效益、管理效益和应用成本。在完成档案数字化任务的同时,还要根据档案数字化标准,接收或移交数字化档案,并对数字化档案进行处理、入库、存贮和应用。数字化与利用网络化同步,这是方便人民群众的档案利用体系的内在要求。数字化档案通过网络同步接入互联网开放服务,并向用户提供计算机、手机等多种终端设备接口,提供数字信息查询、转贮、打印等多种服务功能,推动地方经济社会建设和民生事业发展。

      3.数据建设是最大化服务的根本。档案数据库建设既是提供网上服务的需要,也是提高服务质量的需要。数据库建设有助于整合档案资源,推动档案资源科学配置和高效利用;有助于各级档案馆室对档案信息的分析研究、综合加工、深度开发,提供高质量档案信息产品,不断挖掘档案的价值,努力把“死档案”变成“活信息”、把“档案库”变成“思想库”,强化服务功能。

      4.技术支撑是最大化服务的保证。数字档案的服务与信息技术密切相关,其软硬件基础设施的架构、应用软件的研发、信息系统的实施、数字档案平台的运行维护以及数字档案资源管理等技术性较强的工作从传统档案馆中剥离出来,将数字化档案信息的安全保障、共享、传输、利用等众多技术性工作实行集中控制和统筹管理,建立以精通信息技术、跟踪档案业务及信息技术发展的,并能够将档案工作与信息技术融会贯通使用的技术团队,面向现代档案管理业务提供专业化的集成服务。

      三、规范化是档案服务的关键

      档案数字化、利用网络化是一项庞大复杂的系统工程,必须从档案数字化整个工作流程进行系统分析,在组织管理层面和技术层面进行流程设置,科学配置人力、物力、财力,控制时间成本、经济成本,保证档案数字化质量、网络服务效率。这一切都来源于档案信息资源和服务的规范化。

      在规范化管理层面,完善组织机构,保证人财物的合理配置、技术部门的全力支撑、管理部门的有效指导、专家的具体建议的全面落实,形成一套切实高效的服务管理体系。

      在技术管理层面,要抓住服务手段多样化等各个环节,坚持流水作业、集中办公。其人财物的安排要围绕服务目的合理配置,达到人尽其才,物尽其用,充分发挥档案数字化的优势。

      四、系统安全是档案服务的基本要求

      1.增强保密意识。对于涉密档案,无论是在数字化处理环节,还是在网络应用环境下,都必须有足够的保密意识。加大安全保密检查力度,及时发现和排除隐患,堵塞漏洞,严防档案损毁和失泄密事件的发生。要建立健全并严格执行各项保密规章制度和责任追究制度。同时,要切实改善档案保管保密条件,建立健全人防、物防、技防三位一体的档案安全防范体系。   2.完善备份制度。数字化档案安全还依赖于技术和设备的完善程度。通常情况下,必须选择不同载体进行数据备份、脱机存储。其次,还可以采用“异地备份”的存储方式。因此,对数字档案及电子文件实行异地备份,对重要的电子文件还要实行异质备份。

      3.抓好利用环境建设。在当前网络环境下,档案数据和利用都面临安全和保密问题的考验。安全问题是一把双刃剑,制?s着数据的安全和应用的开放性。

      数字化档案利用的环境,既取决于档案信息本身的特点,也取决于档案利用的方式、权限等诸多制约因素,还不可避免地受到管理、服务以及利用档案用户意识和行为的多重影响。档案数字化建设的目标就应该使利用者能够突破时空的界限、环境的限制,能够在任何时间任何地点以任何方式检索和利用所需的档案信息。档案数字化是大势所趋,利于数字化档案资源更广泛更高效地服务于社会各方面的需求。一方面,档案数字化将使得许多利用者不需要直接到档案馆,都可进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息;另一方面,网上利用档案的开展,将会使档案工作进入一个崭新的工作环境,进入极好的良性循环之中。

      五、做好数字时代背景下档案服务的规划

      1.做好总体服务规划。从全面档案信息化发展角度,对档案数字化建设基于顶层设计和规划,从基层具体档案业务和信息技术综合应用方面具体策划数字档案馆室的建设、运行与发展战略,全面实施数字档案服务平台系统的建设。

      2.做好业务服务规划。根据传统档案馆室和数字档案馆室的服务特性,从档案信息资源的收集、管理、开发、利用等基本业务需求出发,规范数字档案管理的业务流程,促进平台化建设和基础性工作的开展。

      3.做好技术及服务研发规划。为确保数字档案馆服务平台稳定运行和持续发展,从数字档案馆室的角度,研究数字档案服务模式和基础服务平台,为各种与数字化档案相关的产品服务、系统服务、运行维护、业务管理,提供全方位的保障服务,确保数字档案馆服务环境的稳定,网络访问的畅通与安全。

      4.做好服务实施规划。从数字化档案的个性化业务需求出发,分析其总体需求,针对未来发展状况,制定服务实施规划,为社会各阶层提供数字化建设和应用服务。同时以低成本、高效率、共建共享的服务模式保证数字档案信息的高可用性,实现信息技术与档案业务的紧密结合与互动发展,确保数字化档案资源建设更符合档案信息长期保存和广泛利用的需要,保障服务规范更有效地实施。

      5.做好资源整合规划。从数字档案信息的收集、整理、共享、开发和信息发布等角度,按照数字档案馆确定的信息资源存储与管理的标准规范,开展数字档案资源的共享、存储、转换、推送等各项服务。将数字化档案资源统一保存于专业数字档案馆,而纸质档案仍然保存于传统的档案馆中,延续传统档案馆的业务工作体系。

      综上所述,数字时代的档案服务不仅要把档案服务当做品牌来经营,还要打造一支可持续发展的人才队伍,同时在产品质量、服务规范、数据安全、服务效益、资源规划等方面加强研发,才能确保数字化时代的档案服务跟上高速发展的社会需求。

    数字化时代档案服务模式的探讨

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