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    会计档案有哪些 [会计档案管理刍议]

    时间:2020-01-20 10:08:54来源:毛毛论文网本文已影响

    会计档案管理刍议

      随着市场经济的发展,企业间的竞争日益激烈。企业竞争不仅是人才的竞争,同时也是管理水平的竞争。作为经济管理组成部分的会计工作,在经济管理中的地位越发重要。会计档案,是会计工作成果,是会计信息的原始依据。加强会计档案管理,是搞好会计工作,提高企业经济管理水平的重要基础。

      一、会计档案的新特点

      传统会计档案,指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算资料,是记录和反映经济业务的重要依据。在企业实施会计电算化过程中,会计档案形式发生巨大变化。会计核算的数据资料,不仅有纸质载体,同时表现为计算机的数据文件。会计人员的日常核算工作,以及会计档案的调阅、查询工作,都可以在计算机上完成,会计档案工作,表现出许多新特点。

      第一,会计档案存在形态多样化。财务会计档案资料,不仅有传统的纸质载体,如票据、凭证、账簿、报表,又有磁性介质、光盘或优盘。不同形式的会计档案,可以互为补充和备份,提高会计信息的完整性和安全性。

      第二,会计档案的使用更加便捷。传统的纸质会计档案数量多,占用空间大,一些资料的查询需要翻阅,进行数据的采集和分析查询费时费力。网络时代,通过电子商务,能够满足日常会计信息的查询、报表分析,会计档案信息可以做到资源共享。

      第三,电子会计档案的保管简单。电算化条件下的会计档案,配合电脑和软件系统,容易修正、复制,便于携带和传递。配合纸质会计档案,能够相互印证。电子会计档案不受时间空间限制和影响,可以永久保存,解决会计档案保存的后顾之忧。

      二、 会计档案管理的现状与问题

      (一)会计档案管理重要性认识不足

      会计档案是会计工作成果,是会计核算的历史资料,是记载企业发展历程的第一手资料。由于认识上的不足,会计工作只重视核算阶段,停留在对会计凭证的填制和审核、账簿的登记和财务报告的编制上,会计档案的归档保管重视不够,更谈不上提高会计档案的信息化水平。一些小微企业在激烈的市场竞争中生存堪忧,生命周期短,无法关注会计档案管理工作。

      (二)会计档案的软硬件建设滞后

      会计档案的数字化、电子化,需要有配套的软硬件设备。会计档案通过信息网络,进行会计档案信息的传输、交换和资源共享。信息化需要一定的资金投入,需要购置相应设施设备。一些单位尤其是小微企业因财力有限,在资金投入上受到限制,舍不得支付大笔资金进行档案管理的信息化网络化。会计档案的软硬件设施建设不能与会计电算化相协调,成为会计全面的发展阻碍。

      (三)会计档案的收集、整理和保存工作存在漏洞

      会计档案工作是一项繁琐的工作,需要将日常大量会计数据,安排专门人员进行拷贝(备份)存储,进行会计信息的转化,成为磁性介质,或刻录在光盘,这类信息独立于原计算机系统。在会计档案的备份、保管过程中,由于对档案信息的再利用认识不足,很容易出现损坏、被磁化、受潮、灰尘污染等情况,造成会计信息资料的安全隐患。

      (四)会计档案管理人员的业务素质有待提高

      会计档案管理的信息化,是一个不断完善、优化的过程,要依赖于档案人员业务素质的提高。建设一支高素质的会计档案队伍,是会计档案管理信息化的重要基础。一些单位的财务人员计算机专业素质和会计电算化专业知识,不能满足信息化的需要,直接影响财务档案的现代化。由于对会计电算化给会计工作带来的优越性认识不足,利用不够,会计档案工作处于混乱状态。很多单位也没有专门人员对电子会计档案进行具体管理工作,直接影响会计档案信息化步伐。

      三、解决会计档案管理问题的对策

      (一)提高会计档案重要性的认识

      会计档案是企业重要的经济管理资料,是进行经济分析的主要依据。会计档案的保管工作,是会计工作的重要组成部分,需要严格遵守会计档案保管期限,到期销毁。在会计电算化条件下,更需要提高对会计档案保管重要性认识,没有安全、完整、可靠的会计档案资料,会计信息化、网络化无从谈起,成为无水之源。相关部门加强小微企业会计管理工作,对于是否有完善的会计档案管理制度,要成为会计工作考核内容之一。

      (二)加快会计档案的软硬件建设工作

      会计的目标是及时准确提供会计信息,信息技术和网络时代,为会计信息的传输提供有利条件。会计工作是企业管理的重要组成部分,会计核算数据是企业经营管理的重要信息资料,是企业进行经营活动分析、预测、决策的依据。企业要提高对财务档案管理工作的认识,加大投入,配备足够的财务档案信息化所需的软硬件,全面完善会计工作,为提升企业管理水平奠定基础。

      (三) 完善会计档案的日常管理工作

      根据财政部发布的《账务系统管理制度》和《报表系统管理制度》规定,建立账务数据和报表数据的备份工作。搞好会计电算化系统的安全性、稳定性工作,如计算机病毒的防范等。采用密码管理和登陆制度,控制网上财务数据的读取,建立防火墙,将企业会计电算化系统与外部访问区之间的联系进行隔断,限制外界对会计信息系统数据库进行非法访问。采用数据加密等技术手段进行网络管理,防止数据丢失以及不法分子非法拦截,盗用财务数据信息等安全?[患,保障会计电算化系统网络环境的安全运行。

      (四)培养懂业务有技术的会计档案管理人员

      现代化信息技术,需要培养大量技术人才。会计部门要配备具有较高信息技术和网络知识的专业人员,改变会计人员队伍业务素质和知识技能单一状况,满足会计信息化建设的需要。加强会计档案管理人员的信息化技术培训工作,完善继续教育工作。财会人员及时掌握新技术、新设备、新方法,提高运用信息技术和信息手段水平,为会计档案管理再上新台阶。

    会计档案管理刍议

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