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    大数据发展对推动企业档案工作创新发展的影响_档案创新

    时间:2020-01-20 10:05:25来源:毛毛论文网本文已影响

    大数据发展对推动企业档案工作创新发展的影响

      信息化网络时代给现代社会带来了巨大的变革性的影响,在企业档案管理工作领域也发生了极大的变化,大数据的出现使企业档案管理工作面临前所未有的挑战和机遇,随着大数据研究活动的不断增加,企业档案管理工作也充分运用大数据信息化平台和分析方法,更好地优化自身的档案管理工作,全面推动自身的改革和创新发展。

      一、大数据对企业档案管理工作带来的挑战分析

      (一)企业档案采集方式的挑战

      大数据的发展使企业档案的采集方式发生了较大的转变,原有的纸质档案的收集、整理和归档工作发生了改变,在新的形势下,企业的档案信息都是以电子化的形态存在,这就使企业档案的信息采集工作和方式发生了较大的转变,如果企业部门之间的衔接不够紧密、信息交流无法共享,则会出现“信息孤岛”的现象,难以实现对企业档案信息的交流和整理,使企业档案的完整性和有效性无法得到切实的保障。

      (二)企业档案信息资源建设的挑战

      在大数据发展背景下,面对企业档案资源的数量激增态势,原有的档案文件资料的处理和运营显现出无法适应的状态,在不同的业务部门产生的大量档案数据前提下,原有的企业档案运营模式难以实现对档案信息资源的有效整合和利用,为此,如何开展大数据发展下的企业档案信息化和智能化处理,是当前应当思考的重要课题。

      (三)企业档案管理技术手段的挑战

      在大数据发展的背景下,原有的企业档案需要采用人工分类、编目和检阅的方式加以处理,这就使档案管理人员的工作强度增大,难免出现工作中的差错现象,降低了企业档案管理和利用的价值和效能。同时,原有的纸质档案保存期限极为有限,会存在不可避免的破损、丢失、遗漏等现象。而在大数据的背景下,档案管理人员只须通过远程控制的方式,即可以实现对档案的管理,但同时也面临技术升?的问题,要更好地依托于云计算、云存储、大数据分析方法,实现对企业档案管理的升级和创新。

      (四)企业档案服务方式的挑战

      企业档案管理的宗旨在于为需求者提供服务,原先的企业档案管理的服务内容相对单一化,难以充分突显出企业档案的利用价值。而在大数据发展的背景下,档案资料呈爆炸式的数量激增,管理人员需要对档案加以细化管理,才能更好地发挥档案的利用和服务效能。同时,在新的形势下,档案借阅者的需求也呈现出多样化的特点,这就对档案管理者提出了更高的要求。

      二、大数据发展下的企业档案管理创新发展路径

      (一)完善企业档案信息化资源管理体系

      在大数据发展背景下,企业档案管理工作要完善自身的信息化资源管理体系,建构完善的、交互式的档案信息化管理平台,整合企业各个部门的业务数据,实现企业档案的交互性的管理,在信息资源集成和整合的前提下,更好地为企业提供决策依据和参考。具体来说,完善企业档案资源体系的建设内容主要包括以下方面:

      (1)拓展企业档案征集渠道。在企业档案信息化资源管理体系之中,要丰富和充实企业档案的馆藏资源,向社会各界开展企业档案征集工作,创建企业档案征集成果展览平台,在引发社会全面关注的前提下,增强企业档案的服务利用效能。

      (2)实现对企业档案的数字化成果再加工。企业档案管理工作者要全面分析档案价值,避免企业档案加工的盲目性,并且还要逐步激活“封存”的企业档案,形成有序化的企业档案结构体系。

      (二)明确企业档案管理的位置定位

      在企业档案管理的过程中,数据归档是最终的节点流程和环节,所有的企业文件资料都必将纳入到档案保存之中,如果缺少了这一条,则必然会给企业带来难以弥补的损失。为此,要在大数据发展背景之下,重新定位企业档案管理工作的位置,用发展的、开放的、前瞻性的眼光,进行企业档案的信息管理与归档保存,避免企业档案的缺失现象,更好地实现对企业的业务支持。

      (三)运用先进的大数据分析技术和方法,促进企业档案创新

      在大数据发展背景下,企业档案的管理创新工作有赖于大数据分析技术和方法的运用,企业管理者要充分意识到大数据分析技术和方法在企业档案管理中的意义和作用,要通过严谨的定量分析手段和技术,帮助企业管理者做出正确的决策。

      在企业档案的数据化建设工作之中,可以充分引入计算机技术、扫描技术、OCR技术、数据库存储技术等,形成数字化的智能档案,借助于网络实现档案资源的信息化共享。具体包括有:①双层PDF文件加工。这是通过对档案的去污、纠偏和OCR识别,生成双层的PDF文件,存储于数据库之中,实现对档案的科学管理,有效地解决辨识成本和阅读利用之间的冲突。②引入RFID技术。这种技术可以实现对企业档案信息的数字化扫描,并对图像文件进行分析和处理,可以较好地解决企业档案扫描数据失真的现象,确保档案保管的真实性和安全性。

      (四)完善企业档案的安全防护体系

      在大数据发展背景下,企业档案工作的创新发展还有赖于安全防护体系的完善建构,从源头上堵塞数据泄露的漏洞。具体来说包括以下内容:①机密信息保护制度。这是通过算法加密技术的运用,实现对档案机密信息的保护。②信息资源共享制度。这是以资源共享为目标,实现企业档案的信息化查询、复制、传播等利用。③信息审计制度。这是对企业档案信息的安全监测和评估,做好企业档案信息的风险防范和规避。

      三、结语

      大数据发展下的企业档案管理工作进入到崭新的创新阶段,通过对企业档案管理工作的整体规划和准确定位,实现对企业档案信息资源的深度开发和利用,在大数据分析技术和方法的运用条件下,更好地推进企业档案管理的数字化、信息化发展。

    大数据发展对推动企业档案工作创新发展的影响

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