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    档案库房八防_浅析医院档案库房管理

    时间:2020-01-20 10:14:15来源:毛毛论文网本文已影响

    浅析医院档案库房管理

      一、医院档案库房管理的意义

      医院档案是医院不断发展壮大历程的原始记录和权威凭证,涵盖了医院的医疗、科研、教学、人事、会计、基建、设备、声像、实物等各项信息资源,全面客观地反映了医院的成绩与发展历程,为医院的改革发展及各项决策提供了有用资源及参考资料,因而医院档案管理工作是医院管理的重要组成部分。医院档案有着较强的保密性和不可再生性,档案的保管工作是档案管理工作的重点,而医院档案需长期存放在档案库房当中,因此医院档案库房管理是保管档案的主要阵地。医院档案库房管理不仅需要根据档案的性质及类型加以分类管理,还要做到安全保密,而档案库房本身特殊的存放标准对封闭性、光源、温湿度等均有着特殊的要求,可以说这是一项综合性极强且较为复杂的工作。医院档案库房管理的有效开展,能有效延长档案材料的寿命,保证档案材料的完整性,提升档案信息资源的利用与开发价值,是医院档案工作的重要环节以及有效开展医院档案管理的前提。随着医院的不断发展,医院档案信息资料越来越多,其管理的难度也日渐加大,而医院档案库房管理也逐渐暴露出安全性不足、管理体制不全、档案基础设施和技术设备落后、人员流动较大等一系列问题,不利于医院总体档案质量的提升,也不利于档案管理后续工作的有效开展。因而加强医院档案库房管理,及时发现档案库房管理中存在的问题,积极完善,有利于保证档案存储管理工作的质量。

      二、加强医院档案库房管理的举措

      严抓各项制度的执行,确保档案安全制度落到实处。全面加强办公区和库房的巡查,做好相关人员的安全培训,确保档案安全万无一失。严格抓好档案安全设施建设,加大投入,提高档案库房安全标准,及时更新档案安全保管技术、设备,确保档案安全。严格执行档案安全责任追究制,构筑人防、物防、技防“三位一体”的档案安全防范体系。

      (一)健全档案库房管理制度。档案库房管理是档案保密工作的非常重要的环节,档案库房管理应坚持“以防为主,防治结合”的方针,采取具体措施:一是档案管理人员在加强平时管理的同时,还要检查档案库房内电源线路及其他安全设施的状况,对存在隐患的设备及时进行更换。二是定时记录库房的温度和湿度,根据需要开启门窗通风,或利用空调设施调节库房合适的温度、湿度。库房温湿度对档案材料的影响极大,温度和湿度超标会加快档案的老化速度,降低材料强度,使库房档案字迹褪色,增强光化作用,使影像档案模糊失真,同时增大灰尘及有害气体的吸附能力,提升细菌、霉菌的繁殖能力,加快档案霉变。只有借助相关手段,合理调控医院档案库房的温湿度,保证库房内的温湿度得以控制在规定的范围中,才能使得医院档案得以有效保护。三是档案库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品及食物,落实档案“八防”工作,对违反规定者要做出处理。四是在库房管理上构建信息化管理系统,使库房的管理朝着科学化管理的方向发展,同时还要经常检查库房的安全设备,对存在问题的设备要及时上报,并做好更换工作。

      (二)落实档案“八防”措施。医院档案库房管理的“八防”措施具体指的是防火、防盗、防光、防潮、防尘、防高温、防虫、防霉。根据管理需要给予具体且具有针对性的控制措施,逐项予以落实。在防火方面,医院档案库房周围需灭绝火源迹象,悬挂“严禁吸烟”“严禁烟火”标识牌,库房内禁止吸烟,杜绝明火,且不得存放易燃易爆物品及食物,同?r配备灭火器等防火设施,并在库房内外安装防火监测报警系统,在平日多加检查,及时发现火灾安全隐患,加强防范,杜绝发生火灾的可能性。在防盗方面,除了加设防盗门窗,安装防盗监控设施,加强保卫之外,还应落实库房管理制度,档案库房要有专人管理,未经批准不得随便进入库房,以全面保证医院档案库房的安全。在防光方面,为避免阳光直射到档案库房内,应配备双层遮光窗帘,同时采用无紫外线灯具,最大限度地避免紫外线对档案纸张的破坏。在防潮和防高温方面,库房内定期开关空调、去湿机,并放置吸潮剂,保证医院档案库房内的温湿度在合理范围内。由于档案库房的温湿度是影响档案纸张是否老化、字迹是否褪色、是否发生霉变、影像档案是否模糊失真的关键,是医院档案库房管理工作的重点。在防尘方面,在档案入库前也应做好除尘和消毒工作,经常擦抹工作台及档案密集架,做好库房内外清洁卫生,密封门窗缝隙,防止灰尘侵入,必要时使用空气净化器去除可吸入悬浮颗粒物、细菌、霉菌、氨氮等,改善库房空气质量。在防虫、防霉方面,应做好医院档案库房的检查工作,杜绝任何食物,定期消毒并投放无害、无污染的防虫、防霉药物,诸如天然中草药防霉驱虫片、灵香草、抗霉杀虫片、天然防蛀剂等,定期检查药效,一旦失效及时更换,以保证药物的防虫、防霉效果。

      (三)制定档案安全应急预案。为了进一步做好档案安全工作,切实防范和妥善处置档案安全事故,最大限度地防止各类自然灾害对档案可能造成的损害,提高对各种险情的应急救援能力,达到快速有效救援,减少损失的目的,需要制定档案安全应急预案。采取“档案优先、以防为主”的应急原则,面临其他财产损失和档案安全的选择时,要把保障档案的安全作为灾害紧急处置的首要任务,最大限度地减少灾害对档案材料的影响。首先在医院统一领导下,按照“分级管理、各负其责” 的原则, 若发生灾害由医院组织处置,(下转第162页)(上接第157页)同时按照各自职责,有效开展应急处理工作。其次档案员如果发现库房发生火灾,现场第一人应立即拉响警报并向消防部门报警,在可能的情况下利用一切应急抢险工具阻止灾情,保护未受损的档案。办公室应协调消防、搬运等环节,做好后勤保障工作。发生一般性灾害如库房内任何部位有烧烤异味或墙面、地面、暖气漏水等异常现象,库房管理人员立即告知周围其他人,共同查找险源。如果险情不大,自己能处置的,除发出警报外,将险情报告领导,并立即采取切实可行的办法迅速排除险情,并进一步查明原因,堵塞漏洞,彻底解决问题,尽最大可能挽回损失,保障档案安全。   (四)加强档案干部队伍建设。医院档案管理是一项细致繁杂的工作,而随着医院的不断发展,医院档案资料信息的数量增多,档案的载体日益多样,档案管理难度的加大,对管理人员的素质要求也日益提高。只有提高档案管理人员的职业素养及工作能力,才能做好医院档案库房管理工作,提升档案管理的成效。进一步规范库房管理人员的职责及义务,统一思想认识,使其认清医院档案库房管理的重要意义,提升其责任心及服务意识,鞭策工作人员立足岗位,尽职尽责,做好医院档案管理的各项工作。

      把档案干部培训、交流、使用列入组织人事部门干部培养和选拔任用统一规划,统筹安排,为档案干部学习培训、交流任职等创造条件,建立完善档案教育和岗位培训制度,严格档案从业人员的岗前培训工作和职称评定工作,确保档案人员的专业性。

      加强档案干部培训教育,对管理人员进行全面的岗位业务培训,采取专业技能培训、实地讲解、研讨等方式,提高医院档案管理人员的素质及工作能力。同时完善档案库房管理制度,制定严格的奖惩机制,从制度层面约束医院档案库房管理人员的行为,使其能遵照规章制度正确地对库房进行管理,减除由于人为因素引发的安全隐患。在遵照奖惩机制的同时,积极关心档案管理人员的工作、生活,积极了解工作人员的心声,通过人文关怀,充分调动档案管理人员的工作积极性,发挥其创造精神,以更好地开展医院档案库房管理工作。

      此外,还应不断加强自我学习,提升自身的业务素质、工作能力及综合知识,不断学习档案管理的新技术、新方法、新技巧,切实做到与时俱进,以更好地胜任医院档案库房管理工作,提升医院档案存储管理工作的质量,努力造就一支政治强、业务精、作风硬、纪律严的高素质档案干部队伍,为医院档案信息的有效利用及医院的发展作出贡献。

      三、结语

      医院档案库房管理工作周期性较长,且内容细致繁杂,需要管理人员以高度的责任心和尽职尽责的工作态度,及其专业的?业素质和工作能力,在管理过程中,切实落实防火、防盗、防光、防潮、防尘、防高温、防虫、防霉的“八防”措施,并根据实际合理调控档案库房的温湿度,切实做好医院档案库房管理工作,保障医院档案资料的完好无损,充分发挥医院档案信息资源的利用价值。

    浅析医院档案库房管理

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