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    数字信息化背景下高校档案管理的创新措施分析_档案管理措施

    时间:2020-01-20 10:07:31来源:毛毛论文网本文已影响

    数字信息化背景下高校档案管理的创新措施分析

      当前的高校档案管理是非常重要的一个工作,档案涉及到学生的背景、学业情况、在校情况、思想道德情况、学历和毕业情况等,具有综合性、系统性和实用性,是服务于学生的一项基础工作。但是,不容忽视的是高校的档案多以纸质为主,且数量庞大、数据多、种类多,档案管理和工作人员的工作任务非常繁重,很多高校逐渐引入数字化信息技术和平台,建立档案管理的数字化系统,并结合先进的智能设备,让档案管理变得更加便捷和高效。在应用数字信息化档案管理方式中,不断创新和发展是当前高校档案管理的一大研究重点,如何利用数字化信息技术创新出更加快捷、效率高、效果好的档案管理系统和方法,成为很多高校关注的方面,也将成为促进高校档案管理发展和进步的关键。

      1 数字信息化背景下高校档案管理创新的意义

      1.1 有利于提高工作效率

      过去的档案管理都是手工进行,或者在计算机技术的普及下很多档案管理单位都开始结合计算机技术进行档案管理和保存,但是还是局限于手工方式操作和输入,并且技术局限在计算机的办公、保存、查找等功能上,对计算机相关技术的开发和创新比较缺乏,这样的管理和工作方式是比较落后的,工作效率较低。?底中畔⒒?背景下,通过当下的网络、通信、数据库技术帮助档案工作人员进行档案数据的录入、处理、分析、保存,不仅能够让档案变得更加清晰、准确、保存时间长、查找方便,而且还大大提高了工作效率。

      1.2 是高校档案管理发展的必然选择

      档案工作设备的更新换代比较快,并且很多设备越来越智能化和机械化,与计算机技术相匹配进行工作,大大节省了人工和时间。尤其是在互联网和通信技术的发展下,数字化技术逐渐发展起来,并且被广泛应用,在高校档案管理中可以通过数字化技术提高检索和查阅效率,这是适应时代进步和变化的必然趋势,是符合当前高校学生发展需求的必然选择,让高校的档案管理工作水平和能力都得到了非常大的提高和进步。

      1.3 有利于资源共享,更好的服务使用者

      过去的学生档案一般都保存在高校的档案管内,毕业后由学生自行带至工作单位或者是人力资源管理部门等,查找和使用都需要本人亲自进行,十分不便。数字化信息背景下,高校逐渐将网络通信技术应用到档案服务中,建立学生档案体系,并进行资源共享。资源共享让档案的使用者和查找者不用在亲自奔波,可以借用计算机或者手机进行查阅和搜集,极大的方便了使用者,提高了高校档案服务能力和水平,但是要注意信息的安全性和保密性,避免泄露个人隐私,这也是未来高校档案管理发展应该注重的方面。

      2 数字信息化背景下高校档案管理创新的几点建议

      2.1 发挥新技术、新设备的优势

      数字信息化背景下,高校档案管理本身就在发生着新的改变和进步,尤其是在新技术和新设备的应用上,要将智能化和信息化的技术和设备的优势充分发挥出来。这就需要档案工作人员必须灵活掌握和熟悉信息化技术的应用要点,并对管理和工作时间、效率、投入等进行综合考量和分析,让新技术和新设备充分发挥出自身的优势,并在工作中探究新的使用方法和模式。很多高校的档案馆盲目引入新技术和新设备,却无人会用,无人懂技术,导致新技术无法施展,新设备无法操作,浪费资源也得不到进步,加强对新技术和新设备的使用与管理,才能促进档案管理工作的进步和创新。

      2.2 创新管理手段

      传统的高校档案管理和工作模式有其落后性和低效性,但是很多档案管理体系还是比较明确和严密的,在数字化信息时代下,要及时对传统管理方法进行革新和发展,使其适应新的时代需要。在引入高新技术和方法时,逐渐建立现代科技管理模式,并以传统管理手段为辅助。例如,很多高校都建立了数字化档案馆,并由专业的科技人员配以档案专业人员进行共同管理和服务,将海量的档案数据和信息进行存储和平台管理,让档案不再受到时间和空间的限制,更好的服务使用者,使资源得到充分利用,促进了档案管理水平的进步。

      2.3 引进数字化技术

      当前的档案多半还是纸质档案的方式呈现,分类整理和保存需要花费很长的时间,引进高新技术,尤其是数字化技术,方便档案的分类整理和保存。高校可以建立电子档案库,并且可以由学生来完成基础的信息录入,又专业档案工作人员来审核和整理,并通过数字化技术将档案进行编码和保存,便于后期检索和查找。

      以往,如果学生或者用人单位等需要调取档案时,一般是通过在计算机上或是纸质记载上查找名字等信息再去档案库房内查找纸质资料,并获取相关信息或者资料,比较费时费力,也增加了工作难度。如果可以给学生留存档案信息条码或者二维码等,等到需要时就可以直接到档案管理处进行扫描并快速获取信息和资料,从而实现纸质档案向数字档案的过渡,便于保存和查找。

      2.4 提高从业人员综合素质

      数字信息化是当前的发展趋势,高校档案从业人员要与时俱进,努力提高自身的技术能力和管理水平。不仅要提高从业人员的创新意识和竞争意识,还要提升他们的服务能力,对从业人员的综合素质进行提高和培训。在强化从业人员的基础技能上,还要让相关岗位的人员学习和了解,并掌握与熟悉网络技术、信息技术、多媒体技术等新技术和新方法,尤其是在引进新设备新技术的时候,要开展培训和学习,避免资源浪费。高校要建立一套考核机制,对档案管理人员和工作人员的新技术新设备掌握情况进行考核和监督检查,从而确保新技术得到充分发挥,并鼓励创新、支持创新。

      3 结语

      基于计算机技术和网络通信技术,以及数字化技术的发展和进步,高校档案管理的数字化和信息化水平不断提高,逐渐引入新技术和新设备,让传统的档案管理模式得到创新和发展。当前的高校学生或毕业生对档案的需求更加高,档案管理工作的服务能力和服务水平也要适应时代进步和学生的需要,让档案检索、查找、调取、使用更加便捷和高效。高校档案管理要在数字信息化背景下保持创新和发展意识,不断提升档案管理服务能力。

    数字信息化背景下高校档案管理的创新措施分析

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