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    【企业档案管理刍议】 档案管理企业

    时间:2020-01-20 10:16:09来源:毛毛论文网本文已影响

    企业档案管理刍议

      档案管理工作是企业自建立之初即应纳入其行政管理体系的必备内容。随着企业的不断发展,很多企业都建立了相关管理制度和专业的档案室,相信其在历次外部审计和内部查阅中都发挥了至关重要的作用。本人自?⒓庸ぷ饕岳醇瓷孀闫笠档牡蛋腹芾砉ぷ鳎?在此凭借一点档案知识和自身在实际工作中的陋识,对公司的档案管理工作浅谈一些想法和思考,供同仁们斧正。

      一、企业档案管理中的五种关系分析

      (一)议“专业性”与“实用性”的关系

      档案管理是一门专业学科,这已是共识。既然是学科,就需要专业人才进行管理。以我们公司为例,每年经营管理中产生的档案数量级并不大,种类也远算不上“繁多”,调阅使用的频次更是稀疏,因此无论是数量还是难度都无需匹配专业科班人员。由于专业领域较为狭窄,往往造成“专业性”与“实用性”的矛盾。

      说到实用性,档案的价值真谛即在于实用。如何能快速、准确的调阅到想要的档案是我们最实用的需求。因此档案的管理与索引从实用角度来说,无需用上所谓专业复杂的分类索引,而是找出档案专业知识与本企业特点相结合的方法即可,即“适度专业、因地制宜”,将专业性与实用性结合起来。

      (二)议档案管理“标准”与“素质”的关系

      档案管理在于标准,但更在于培养素质。标准是从稳定的业务形态中提炼出的共性指标。建立标准就要有两个必要条件,一是稳定的业务形态,二是提炼归纳。那么在标准出台之前,如何确保秩序呢?我想这就要培养素质了。这也符合人类社会的发展逻辑,如:人类也是先有人心向善的素质,后有匡扶正义的法律。当然,法律反过来也会促进素质的提升,这是辩证关系。

      当然,不可否认,尽快出台统一标准也是改善目前现状的必要策略,但在此仍要呼吁大家主动培养档案意识和素质,让标准和素质彼此结合起来,双向发挥其辩证作用。

      (三)议档案“集中”管理与“分级”管理的关系

      档案是集中管,还是分级管,公司团队中多年来都有不同的认知。由行政部门集中管理,优势在于标准统一、责任明确;但其劣势也很多,比如集中保存风险、容纳场地较大、业务差异造成的分类不合理、不科学等等。综合来看,集中管理更适用于规模小、数量少、业务种类单一、规模稳定的企业;而对于业务种类多元、处于扩展阶段的企业来说,档案的集中管理与分级管理相结合势在必行。既然是集中管理与分级管理相结合,那么就不是完全割裂、各管一段,而是总体统一、相互协同,专业区分,彼此勾稽:

      (四)议“编码”勾稽与“物理”勾稽的关系

      在电脑系统的数据库设计中,为避免无效冗余,节省存储空间,应尽量减少同一信息在不同维度或区域的重复存储。同理,在档案管理中,这也是一种高境界的追求。

      现实中,在规范的编码规则体系建立之前,如何能够有效的勾稽各类档案呢,就产生了一个略显“笨拙”的办法――物理勾稽,即:就是将同一档案进行复印,将复印件物理连接于勾稽对象上,从而避免了夸板块查询。但是,物理勾稽的缺点也显而易见,它将同一信息在多地重复存储,即浪费空间,也无法有效使查询者“止步”于某层信息,由于所有信息物理的连接在一起,查询者可以不分权限的“一览无余”。为此,编码勾稽必不可少。

      编码勾稽就是将不同档案通过编码字段连接在一起,这些相关联的档案平日里根据其属性各存于不同的区域,只有在需要的时候才会通过编码“聚首”,当然这就要求在档案上准确注明勾稽对象的编码。

      本人认为,扬长避短,相互结合的发挥两种方式的优点是明智选择。即,编码、物理相结合,篇幅适度、关联紧密或属同一项目的档案除用编码方式外同时用物理方式;篇幅较长的及常规档案用编码方式:

      例如:以某市场调研项目为例,档案形成的主要步骤如下:

      1.项目立项及过程中的请示报告、会议纪要、简报等走公司公文签批流程,最后纳入综合部文书档案管理,综合部对其编文书档案编号,同时项目主控部门留存复印件作为项目档案专项保存;

      2.项目具体的调查研究方案以及执行过程中的数据分析、图纸影音、文书表格、实验记录及其他各类业务过程记录等纳入项目档案,项目主控部门自行保存;

      3.项目过程中的对外合作合同,纳入合同档案保存,由合同主控部门(审计监察部)编合同档案编号,同时注明与其关联的请示文书的档案编号,使其与文书档案形成勾稽;合同复印件由项目主控部门作为项目档案自行保存;

      4.项目经费支出将形成会计档案,会计档案由财务部编码,但应同时注明对应的合同档案编号,使其与合同档案形成勾稽;

      5.项目调研结论及结项总结应以报告形式经公司公文流程正式上报,最终由综合部编文书档案编号存档,项目主控部门留存复印件纳入项目档案。

      至此,该示例中的各个角色手中应有的档案如表1:

      (五)议“电子”档案与“纸质”档案的关系

      公司办公区每个人每天都在产生电子档案,尤其随着OA系统的上线及使用的深化,电子档案已占档案的很大比重。但是,电子档案保存分散,易于修改,给管理带来了很大难度,也不可能取代纸质档案,纸质档案仍具有不可替代性。因此,仅仅保存邮件、短信记录、聊天记录以及个人电脑中的资料是远远不够的。电子档案与纸质档案共同保存,“纸质为本,电子备查”可作为处理电子档案与纸质档案之间关系的原则。

      电子档案方面:   1.可以逐渐推进个人办公“云存储”,即每个人的电子档案存于公司机房的服务器中,便于实现操作日志的追踪追溯,也提升了信息的安全性。

      2.如OA系统上的电子审批能够替代纸质审批后,电子流转的单据、凭证、公文应定期打印,形成纸质档案另行存储,即系统上的电子审批记录与打印出来的纸质审批记录同时保存。

      3.如上文所述,?y一电子文件名的命名规则,同时各部门经理要把关所辖员工的电子档案分类方式,即每年确定一次所辖岗位电脑中各级文件夹的逻辑结构,员工只需将所产生的电子文档按照规范的文件名进行命名,并存入已经确定好的文件夹中即可。

      纸质档案方面:

      部门负责人应在年初参照上述电子文件夹的层级结构为每个岗位建档,比如参照上述文件夹结构,实际配置各类大小文件盒,产生电子文档后,除在电脑中存入对应文件夹外,还应将最终版打印出来放入对应盒中,各类无电子版的纸质文档(如检查记录、收到的纸质文档等)也同样及时对号入座,存入既定文件盒中,这样确保纸质文档大于电子文档(最终版),实现纸质、电子同步存档,也为“四标”体系审核打好基础。

      二、加强企业档案管理的新思路

      上述文字林林总总散议了档案管理中个人认为较为重要的关系,总结起来要义如表2:

      (一)在档案团队建设上

      1.以实用为目标,结合档案知识,总部设立专职文档管理员,负责文档签批流转和整体档案的组织管理;各事业部、业务板块设立专(兼)职文档管理人员,负责本板块的档案管理,并配合总部档案工作。

      2.加强团队档案素质培养,强化培训,强调档案工作人人有责,人人参与的理念,尤其强调部门负责人要切实履行职责,档案工作重在平时。

      (二)在档案管控机制上

      1.综合部牵头建立档案相关标准,尤其是编码标准、命名标准、立卷装订标准,建立监管机制,对事业部和板块进行检查。

      2.明确档案集中与分级管理相结合的原则,即决策性、商务性、法务性、财务性、基础保障性档案总部集中管理;专业性、业务性、项目性档案各板块分级管理。

      3.明确档案编码勾稽原则,即常规档案编码勾稽为主,物理勾稽为辅;项目档案物理勾稽为主。具体来说,会计凭证上要注明对应合同(订单)号,合同上要注明对应请示报告(或会议纪要)编号;如为一个项目,项目经理需保存除会计凭证外的上述所有资料的副本。

      4.电子档案与纸质档案在最终版方面尽量同步保存,电子档案与纸质档案文件夹逻辑结构同步。

    企业档案管理刍议

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