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    公路工程档案管理规范化分析 工程档案管理如何标准化规范化

    时间:2020-01-20 10:16:07来源:毛毛论文网本文已影响

    公路工程档案管理规范化分析

      一、现阶段公路工程档案管理存在的问题

      (一)档案管理观念较为薄弱

      随着我国社会主义现代化进程的不断发展,档案管理科学化已经成为我国信息化建设前进不可或缺的一部分。现如今,档案管理在各个领域的地位越来越高,重要性也越来越显著。而在实际的公路工程施工过程当中,大部分的工程单位主要侧重于在工程当中投入大量的资金和人力资源,强调加强施工中的每一个环节,然而对于公路工程档案工作并不重视。有的单位甚至认为工程档案并不能为单位提供直接、有效的经济效益,在公路工程的建设过程当中是可有可无的。从而忽视对公路工程档案管理工作的安排,对管理人员素质和管理水平要求并不高,有的单位甚至不设立公路工程档案管理部门。有的公路工程建设单位设立了档案管理部门,但由于缺乏重视和投入力度的不足,使得公路工程档案管理部门形同虚设。

      (二)管理人员素质普遍较低

      公路工程档案涉及的内容相对较多,只有拥有一定程度的专业知识、管理经验、管理技能才能有效地完成公路工程档案管理工作。公路工程档案管理工作人员对管理工作的认识不全面,工作上敷衍了事的现象较为严重。自身管理水平的不足使得公路工程档案的整体使用效率大幅度降低,还有可能导致公路工程档案混乱的问题,严重地影响了公路工程档案的管理效率和档案的后期使用效率。然而,公路工程档案管理人员普遍的整体素质不高,有的单位的档案管理人员直接从单位的其他部门选出,这部分员工缺乏专门的档案管理知识,没有档案管理经验。这很容易导致档案管理工作的混乱。特别是在面对较为困难的档案问题时,不是出现较大的失误就是束手无策。

      (三)对档案管理要求不统一

      在公路工程施工项目中存在着档案管理要求不统一的情况。不同的监管机构都有各自的标准形式,对同一个项目的要求也不同,其差别主要表现在表格的形式和填写要求不一致。监理单位、施工单位以及上级主管部门对此不重视,没有统一的标准。这大大增加了工程档案规范管理的难度,不利于公路工程档案管理水平的提高。

      (四)档案管理方式较为落后

      信息技术自发展以来逐步深入到人们的工作生活当中,从而衍生的各种各样的信息,这信息包含了有利用价值和无利用价值的内容,都会对人们的工作和生活产生重大影响。在实际的公路工程当中,由于管理人员管理水平较低,单位投入的经费较少等各种影响因素,使得档案管理部门的管理设备和管理设施相对落后。部分公路工程档案管理还沿袭传统的档案管理方式,没有使用具有科技化的仪器和设备来辅助完成档案管理工作,这使得档案管理工作的效率大幅度降低,同时也增加了档案管理工作人员的工作量。

      二、加强工程档案管理规范化的有效措施

      基于工程档案的内容和特点,在项目实施过程中,档案管理往往落后于主体工程的进展,必须采取有力措施,对档案管理实施全过程管理,才能保证档案材料收集得完整、及时,管理更加科学、规范。

      (一)抓好组织落实,建立有效的档案管理网络

      实行档案管理领导人责任制,建立综合档案室。根据统一领导、分级管理的原则,要求各相关单位都配备专业技术人员负责档案管理工作,并落实分管领导,每个项目都形成档案管理的工作网络。在工程实施过程中,尽管工程和档案管理人员会发生变动,但要保证管理网络不变,确保档案管理的连续性。

      (二)确保统一标准,完善细化档案管理要求

      各项目建设管理单位应根据上级有关文件编制符合各项目管理模式的可操作性编制办法。要明确案卷格式和填写要求,细化档案资料的整理范围,细化组卷要求,特别是各类施工用表的排序,以便于专业技术人员操作。

      (三)加强档案管理人员业务指导和培训力度

      有关单位应积极组织档案管理培训活动,详细讲解《工程档案编制办法》,贯彻各项档案管理要求。建设过程中应到各单位检查,根据施工阶段的不同特点,不定期举办培训班,针对发现的问题和易出现的错误进行集中讲解,及时整改。交工验收前,应组织各单位管理人员集中对档案资料进行立卷、归档,保证统一要求和标准。

      (四)强化利用发挥档案信息功能

      档案管理的根本目标在于充分发挥档案的作用,使档案资源得到共享利用。实现档案价值的最主要途径是档案利用,而档案利用开发是档案管理自身价值的重要体现。想要有效提高公路系统档案管理科学化水平,必须从加强档案管理基础出发,确保档案人员能够在科学落实收集、整理、鉴定、保管等工作的基础上开展档案编目、检索等工作,编制科学的、与实际相匹配的检索工具,充分发挥电子计算机管理优势健全检索、汇编等等工作。值得一提的是,档案信息的组织化、系统化有利于提高档案资料的使用率,因此应被予以重视。

      (五)建立健全工程档案管理系统

      信息化的深入发展为公路工程档案的管理提供了更加高效、准确的设备基础,同时也有效提升了公路工程档案管理的科技化水平。公路工程单位可以设立专门的档案管理部门,然后聘?具有较高素质和专业化管理水平的人员来指导档案的管理工作。在对公路工程档案进行管理的过程当中,涉及管理问题还需要建立档案管理台账,对于档案的分类管理也应该按照相关规定严格来进行,建档案等等,涉及的范围极广。管理者在定期对档案进行归档的时候,需要全方位考虑现实情况,在保证档案质量的同时,保证档案齐全完整。管理人员应该怀有高度的责任感认真整理、细致鉴别与档案相关的各类信息材料,对符合归档的材料要及时处理,对手续不齐全的材料需要及时退回并责令相关部门补办,以保证档案的准确性、真实性和完整性,以备后查。

      三、结语

      公路工程档案的管理是一项具有长远意义的基础工作,管理好档案不仅是档案工作人员义不容辞的责任,也是公路建设事业发展的需要。所以,我们要紧密联系实际,正确理解和规范档案管理,更好地为公路建设服务,实现工程档案的最大价值。

      (作者单位为临沂市公路局河东区公路管理局)

    公路工程档案管理规范化分析

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