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    【大数据时代档案管理模式的转变】 传统档案管理模式

    时间:2020-01-20 10:15:41来源:毛毛论文网本文已影响

    大数据时代档案管理模式的转变

      一、探讨档案管理模式变化的背景和意义

      作为IT行业新一轮的网络技术革命,大数据的应用带来了庞大的数据量。其影响范围大至国家治理,小至个人生活,各方面都已与“大数据”建立了千丝万缕的关系。不知不觉中,大数据正影响及改变着我们的世界。据国际数据公司IDC的统计报告显示,至2011年时,全球范围内的数据总量已达1.8万亿,增长速度如若保守估计两年一番,则至2020年时,全球数据总量可有40万亿的估值。大数据时代的到来,不仅促使数据量的快速增长,数据类型也受其影响,变得复杂多样,其中占大比例的数据结构类型为非结构化数据,其本身难以进行处理。大数据时代,庞大的数据量由于其资源特性,可以称得上为一种战略性资源,奥巴马曾将其定义为“未来的石油”。于未来30年作为驱动的不再是石油,而是数据,其将会把人类社会带入真正的变革时代。

      由于大数据时代的到来,各行业都需要考虑如何对复杂且庞大的数据进行高效管理,而对于档案管理更是如此。在经历数字信息化后,档案管理已不断完善,而随着科技发展及网络的广泛应用,档案信息在数量和种类上与过去不可同日而语,再加上原档案存储量,造成了档案管理工作上的巨大负荷。无论是在实体管理还是数字化管理,档案数量的增加都给查找、服务等工作环节上带来了一定难度。对此,档案界,包括档案部门和档案工作者应该对于此背景下的档案管理工作上的变化作一个探讨,发现问题,认清挑战,在管理模式和思维上作出改变。将大数据中庞大的资源,技术及创新合理融入于档案管理中去,以更好地为民服务。档案承载着一份“记忆”,对个人而言,也是重要的证明材料,但以前因为条件所限,往往根据重要程度和价值对其进行归档,但如今有了“全数据”的概念,即一切皆可归档,这对确保档案完整性,保护各类档案文化资源有着重大意义。

      二、档案管理模式于大数据时代下的变化

      (一)档案管理理论体系的变化。大数据的应用推动着档案管理理论的不断发展。大数据观:数据量的增长是大数据时代最显著的特征,在这个大背景下,数据被定义为“全数据”,即一切数据皆有用。大?n案观:基于一切数据皆有用的思想,其将数据视为档案,认为一切数据都有其价值,能在需要时被检索到,那便是潜在档案。大服务观:强化主动服务,对档案数据背后的价值信息进行挖掘和利用。

      (二)档案数据资源体系的变化。总的来说,即来源,内容,采集方式三方面的变化。于大数据时代,档案数据更多地来源于网络、社会、生活。而在内容上,增多的不仅是数据量,还有数据种类,同时档案数据价值密度降低,在数据处理速度上加快。对于采集方式来说,档案部门更加重视档案,主动强制收集单位档案,同时借助信息技术,对于互联网上的有价值信息实时捕捉。

      (三)档案利用服务体系的变化。在大数据时代,社会化、多元化方向是档案利用服务工作的主要发展方向,企业、客户的个性化与差异化需求将成为重点考虑因素,而变化也体现于服务的对象、内容、方式和目的上。

      (四)档案安全保障体系的变化。大数据时代下,数据在数量和种类上增多,信息化程度高,对此,档案资料的保存条件、关键技术、管理方式、安全保密也发生了相应变化,从而面临着由此带来的种种威胁。

      (五)档案行政管理体系的变化。行政职能的变化,档案管理不再局限于“档案实物”,开始强化自身行政管理职能。业务指导的变化,档案中介机构与社会力量被鼓励参与档案事务服务。合作方式的变化主要体现在,档案行政管理部门将工作重点转移至档案事务管理上,同时,开放档案,实现档案价值。

      三、大数据时代下应对档案管理模式变化的策略

      建立覆盖面广大的档案资源体系,在档案资源建设中,传统档案部门不再单兵作战,社会群体和个体也可成为搜集资源的一员。在存储上,建立相应的数据中心或云端存放所搜集的档案资源。随着时代的变迁,纸质档案不再是搜集的唯一标准,应开拓资源收集类别,例如于网络上传播的资源。在采集方式上,采取主动策略,对有价值的网络资源主动抓取,并允许用户实时推送归档。在获取档案资源后,需科学整合档案资源,落实“存量数字化,增量电子化”战略。

      在档案利用服务上求变创新,以更好地服务人民群众。档案若只存不用,便毫无价值,所以应该抓紧对档案资源的开放,使得民众获得更多有效的信息。基于“以人为本”的思想构建档案资源知识库,关注大众的需求。在大数据时代,非常重要的一点即是技术的利用,这便要求档案部门搭建智能化的档案数据处理系统,以更好地完成数据处理,(下转第92页)(上接第65页)同时,也能使得服务更加便捷。为了扩展档案服务途径,可以开通云服务,打造云平台,也可以借助微信、微博等平台来推送服务项目和传达档案信息,一方面拉近了档案与群众之间的距离,另一方面提高了档案事务的效率。

      作为弱势的档案部门,在大数据时代下,行政职能必须得到切实的转变,放开“大包揽”方式,使行政管理能力得以提高。首先,档案局、馆的性质必须被明确区分,曾经为了达到“精简”的目的,而采用了局馆合一,但就目前来说,此举反而将管理复杂化,职能不清。要作出转变,首先便要基于行政事务及管理事务两点来明确划分职能,各司其职。其次,支持社会力量参与到档案工作中来,由于市场经济的发展,社会力量的参与是顺应趋势发展,而作为档案部门,在积极引导与档案有关的各行业发展时,也应加速自身职能转变。与此同时,也要注重行政执法水平和业务指导水平的强化。档案行政管理部门行政权威的一个重要衡量标准即是行政执法能力,在大数据时代背景下,需从法治队伍、法律制度、执法力度三方面综合提升。业务指导水平是档案部门专业水准及工作能力的一个体现,要提升业务指导水平,需从强化业务分类指导和培养及任用专业人才两方面下手。

      而在档案资料安全方面,为了应对来自社会环境与网络环境对档案的威胁,要构建实施“物防,技防,人防”三位一体的安全防护方案。档案安全的基础性保证即是物理防护,在各级档案馆安全建设中,要综合考虑选址,并严格依照设计标准来进行建设。而后根据实际情况,采用各类安全技术和安全设备,如监控系统和温控系统。在“人防”方面,要落实到档案安全责任到人制度并建设大数据时代下具备一定网络安全知识的档案专业人才。而档案安全的关键则在于技术防御,除了搭建档案信息安全保密防护体系外,还要建立数据存储备份中心并对重要档案数据实行异地异质备份保管。

    大数据时代档案管理模式的转变

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