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    新时期人事档案信息化管理问题探讨|人事档案信息化管理

    时间:2020-01-20 10:15:55来源:毛毛论文网本文已影响

    新时期人事档案信息化管理问题探讨

      随着现代信息技术的快速发展,社会各个领域都实现了信息化。对于分析测试中心而言,传统人事档案管理方法已经难以满足新时期要求,需要尽快进行更新,转变理念,加大对信息技术的利用,提升工作效率。通过提升人事档案管理信息化水平,才能真正共享信息资源,保证人事档案资料的完整性和真实性,并充分发挥档案信息的作用,更好地服务于分析测试中心各项工作。

      一、新时期人事档案信息化管理的意义

      人事档案信息化管理,就是将现代信息技术应用到档案管理活动中,实行对档案信息资源的数字化管理,确保档案资料得到有效利用。现阶段信息技术发展速度很快,人事制度改革也不断深入,在分析测试中心日常工作中,会产生很多的人事档案资料,人才流动也更加频繁。对人事档案管理工作而言,需要尽快转变理念,不断进行创新,将已有资源充分整合在一起,改变以往单一纸质管理方法。要将信息化管理手段充分利用起来,加大对人事档案的开发利用,确保其得到便捷、高效利用,实现人事档案管理工作效率的提升。此外,加强人事档案信息化管理工作,还能实现对档案资料的自动化管理,更好地共享信息资源,最大限度发挥出分析测试中心人事档案资料的价值。

      二、新时期人事档案信息化管理中的问题

      (一)硬件设施不完善。在分析测试中心人事档案信息化管理工作中,计算机、扫描仪等硬件设备必不可少,这是实现其利用率提升的关键。只有具备完善的硬件设备和基础设施,才能让人事档案资料得到有效管理,共享信息资源。但是当前很多分析测试中心由于缺乏足够经费,硬件设备不完善,基础设施建设滞后,这样人事档案信息化管理工作很难正常开展,工作效率也不高。

      (二)信息数据库建设滞后。在人事档案信息化管理工作中,首先需要及时收集日常工作中形成的人事档案,并集中进行整理,之后利用声像技术、扫描、打字等手段,将档案材料录入计算机中,让人事档案信息的收集与整理更加科学。此外,还要通过建立信息数据库,便于今后的检索,这样能够充分发挥出档案的服务功能,体现出档案资料的利用价值。分析测试中心要实行档案管理工作的标准化,这是提升其信息化管理效率的关键,但是目前还没有落实人事档案管理工作的标准化,且人事档案信息数据库建设也很缓慢,并存在信息数据不完整、准确性不高等问题。

      (三)存在档案信息安全隐患。从分析测试中心人事档案信息化管理工作现状来看,信息失真问题非常严重。一方面,档案管理人员责任心不强,工作疏忽大意,且在档案信息化管理中,由于缺乏专业技术,在人事档案信息传递、加工和利用过程中,容易导致档案出现缺损,从而出现失真问题。另一方面,档案信息不完整,存在安全隐患。在人事档案信息化管理中,网络安全问题也不容忽视。在网络发展过程中,人事档案信息的可靠性、安全性问题越来越凸显,尤其是各种网络病毒的威胁、黑客的入侵等,为人事档案信息安全带来巨大威胁,容易发生信息泄密的情况。

      (四)档案管理人员素质偏低。在以往人事档案管理工作中,技术含量不高,对档案管理人员的要求也不高,现有档案管理人员未掌握先进信息化管理手段,这导致缺少档案信息化管理人才。例如:在开展人事档案信息化管理工作时,档案管理人员大多根据软件程序进行操作,缺少计算机管理知识,虽然配备了现代设备,但是只要系统发生问题,就无法解决,从而为人事档案信息化管理工作的正常开展带来不利影响。此外,在信息化背景下,档案管理人员的工作方式、服务手段等也有了变化,对人才的需求量也在增加,需要掌握更多信息化手段,才能满足档案人事档案管理工作的需要。

      三、新时期人事档案信息化管理的对策

      (一)加快基础设施建设。为提升分析测试中心人事档案信息化管理水平,需要尽快配置完整的硬件设备,从而加快档案信息资源的开发与利用。为确保档案信息顺利传输与交换,实现信息资源的共享,分析测试中心档案管理部门还要增加资金投入,及时购置先进设备,如自动化办公设备等,并建立起完善的信息管理网络系统。只有这样才能最大限度发挥信息资源的作用,实现人事档案管理工作效率的提升,让其更加现代化、信息化和智能化。

      (二)实现档案信息的数据化。在人事档案信息化管理工作中,不仅有纸质材料,还有很多电子文件,档案管理部门要做好这些档案的收集工作,加强管理,尤其是要储存好信息,并将工作重心放在信息的二次开发上。在将档案信息录入计算机以后,要及时进行分类,做好加工工作,同时建立档案信息数据库。此外,还要建立标准统一的信息化系统,在原始档案资料的基础上,利用信息维护系统,在计算机中录入档案信息,确保人事档案信息数据库的完整与准确。为实现信息资源的共享,还要采用规范、标准的软件,避免数据结构发生混乱,从而让上下级数据得到更好的共享。

      (三)依法保障档案信息安全。对于分析测试中心人事档案信息化管理工作而言,还要重视人事档案信息的安全工作,防止出现信息泄露、丢失等问题。要将对人事档案信息的安全保护措施做到位,避免信息资料被破坏,应严格按照《档案法》中相关规定,确保人事档案信息的安全性与真实性。这对档案管理人员政治素质要求较高,需要掌握一定计算机与网络信息技术,能够做好对数据库的备份工作,将数据库使用权限明确下来,将制定的规章制度落到实处。

      (四)提升档案管理人员素质。随着信息技术的发展,新时期对人事档案管理工作有了更高的要求,需要将信息技术充分运用到人事档案管理工作中,从而简化工作流程,让档案资料价值得到体现。这对档案管理人员提出了更高的要求,不仅要熟知政策法规,还要精通计算机管理。这需要加大对现有档案管理人员的培训工作,让他们掌握更多先进的信息技术知识,懂得网络管理的方法,同时提升他们的操作技能。此外还要积极引进计算机专业人才,通过打造一支素质高、能力强的专业化人才队伍,才能保证分析测试中心人事档案信息化管理工作的顺利开展。

      四、结语

      总之,提升人事档案信息化管理水平,能够让档案资料的利用更加科学、便捷。分析测试中心档案管理部门应及时转变思想观念,改变以往被动的工作状态,要主动开展人事档案收集和整理工作,并充分利用现代信息技术,提升人事档案管理工作效率。此外,还要建立完善的规章制度,规范档案管理人员的工作行为,避免档案资料出现丢失、泄密的问题,确保档案信息的完整性。只有这样才能让人事档案资料的价值得到最大体现,更好地服务于分析测试中心的各项工作。

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