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    解读大数据时代下档案管理的价值提升:大数据与档案管理

    时间:2020-01-20 10:15:56来源:毛毛论文网本文已影响

    解读大数据时代下档案管理的价值提升

      一、大数据时代档案管理信息化的意义

      第一,有助于档案管理效率的提升。在科技不断发展、时代日益进步、经济发展信息化特征逐渐加深的时代背景下,档案管理的开放性和共享性要求也日益凸显出来。为了适应时代要求,建立开放的档案管理系统是必要而且是必须的,档案管理工作者还需要根据工作环境的变化和信息技术的更新不断完善管理系统,持续性地提升档案管理工作效率。

      第二,有助于为企业决策提供有用信息。档案在企业内部是一种非常重要的资源,它是企业发展历史和经营决策信息的重要记录载体,能够让管理者及时地了解到运营信息和决策产生的结果。企业在进行决策之前,一方面需要分析当前的状况,另一方面还要综合研究企业以前单位做出相似决策的信息,这样可以避免在决策过程中出现一些不必要的错误,并保障?Q策具有时代感和新鲜感。在制定决策的过程中,企业以前的决策可以起到对比的作用,这样可以在提出的价格方案中择优选择,使得决策根据科学性和合理性。对于一个企业来说,科学合理的决策是其实现经济利益和长远持久发展的重要途径,信息化档案管理在很大程度上减少了纸质档案管理的工作量,节约了档案查阅时间,减少了档案出错的可能性,信息化档案管理能够为企业决策提供更多有用的信息,使得企业的决策更加合理,便于其持续发展和长远发展。

      二、大数据时代下档案管理价值提升策略研究

      (一)在企业信息化建设中加入档案信息化建设因素

      企业应该意识到任何一个信息的建立都不可能靠一个部门一力促成,同样的道理档案部门也不能依靠一己之力完成信息化建设全过程。档案管理信息化建设需要企业高层领导的组织和协调,也需要企业内部每一个部门的配合和参与。所以笔者认为在信息化建设中加入档案信息化建设因素是必须的,这样档案信息化建设就融入到了企业总体规划之中来了,企业上下能够从思想意识到档案信息化建设的重要性,档案信息和企业生产经营信息联系得将愈加紧密。企业生产管理中领导者和员工都要善于挖掘和利用档案资源信息,使之能够有效地促进产品研发、生产经营、售后服务等活动的顺利进行,为企业实现更多的利益而服务。从具体的操作层面来看,企业可以对信息化建设的资金进行统一的调动和安排,在企业上下选取统一型号的计算机设备和其他微型设备,统一开发和共享企业内部使用的软件,在企业进行重要项目决策的时候合力通关,加强对现代化档案人才的培养和管理等等。

      (二)做好档案信息化的前提工作――进行档案基础业务建设

      档案基础业务建设的优劣直接影响到档案管理水平的高低不一,而基础业务建设好坏受到企业领导的重视程度、企业本身的经济效益和档案管理人员的专业素养等多种因素影响。一些企业的档案管理一直处于封闭式状态,很少能够接受到档案行政部门的相关领导,也很少能够和同行业企业进行档案建设的交流,这些因素使得档案管理工作一直停留在保存和储存的层面,难以有效挖掘档案的真正价值并加以利用。企业档案管理中还存在着制度不健全、档案工作流程不合理等诸多问题,使得档案管理基础业务建设更加一塌糊涂。所以,各个企业应当客观地认识到当前档案管理工作的开展现实状况,如果存在问题就要加强基础业务建设,完善档案管理体制,引导档案管理工作具体方法和流程的规范化、科学化,为档案管理信息化建设奠定坚实的基础。

      (三)尽快出台档案信息化标准规范

      档案管理信息化建设需要标准和规范的支持。但是一些企业的档案信息化管理存在着明显的标准不规范问题,甚至在一些具体的管理方面没有规范可以遵循。所以档案管理行政部门应当尽快地针对企业制定档案信息化管理标准,为企业建立档案信息化管理的工作制度。所以企业信息化管理必须坚持规范化原则,从电子文档归档开始就进入规范化程序,数字化档案的工作程序和工作规范都需要详尽的规定,以便于档案管理人员在工作中有法可依、有规所循,为档案信息化建设高校运行提供良好的制度环境。

      (四)提升档案管理人员素质

      档案信息化工作具有技术性强、流程繁杂的工作特征,因此档案信息化建设的重点在于人才的建设。因此,企业的档案部门不仅仅要做好适应档案信息化管理的准备,还要适时地培养档案管理工作人员的素质和能力,提升其业务操作能力,加强对其的业务指导,达到一只适应档案信息化建设的高素质、复合型人才队伍。除此之外,企业应该意识到自身在市场竞争中最根本的原则是实现利润最大化,企业必须将人力资源成本考虑其中,所以单纯地要求信息技术方面的人才专职于档案管理部门是不现实也是不经济的,档案管理部门要注重档案工作的转变,积极主动地企业信息部门合作和协调,申请信息管理部门负责网络和服务器的维护工作,这样可以在很大程度上解决档案管理部门信息技术人才问题,实现对企业内部人力资源的重新整合,提升档案管理价值,做到事半功倍。

      总而言之,大数据时代背景给档案管理工作带来了机遇的同时也带来的挑战,如何提升档案管理价值已经成为我们必须思考的问题,企业应当提出针对性解决策略将大数据时代下的档案价值充分地挖掘和发挥出来。

    解读大数据时代下档案管理的价值提升

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