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    加强办公室档案管理的创新思路构架:办公室档案管理工作内容

    时间:2020-01-20 10:16:51来源:毛毛论文网本文已影响

    加强办公室档案管理的创新思路构架

      中图分类号: G27 文献标识码:A 文章编号:1003-9082(2017)06-0049-01

      一、加强办公室档案管理的原则

      1.规范且灵活的统一原则

      事业单位工作制度的制定与执行在一定程度上完全依赖于国家的相关标准,所以办公室档案管理工作必须将一定的标准化和规范性充分有效的体现出来。

      2.兼顾职责与权益的原则

      在实际事业单位档案管理工作中,需要对工作的具体职责和范围进一步的明确。基于办公室档案管理,首先便需要将其具体的工作目标与任务有效的明确下来,在此基础上定期或者不定期的便需要对档案进行科学的指导与细致的检查。

      二、办公室档案管理中所存在的不足

      1.缺乏对档案管理工作的重视

      目前,大多数办公室对档案管理工作的认识程度不够、不重视,进而导致档案管理出现各种问题。现阶段,大多数事业单位的领导人仍然普遍认为所谓的档案记录就是对单位发展的历史过程以及日常各种情况的简单记载,并不能科学的预测单位今后的发展变化趋势。因此,在日程的管理工作中,给档案管理部门配备的人员素质并不高、设备等基础设施也不完善,相应的也就更不会对档案管理工作进行科学的管理和监管,使其频繁的出现各种各样的问题。

      2.有限的档案管理条件

      档案管理工作本身就具有一定的系统性,且是一个规模比较大、耗时非常长的工作,相应的对于基础设施的要求非常高。但是,现阶段的许多事业单位的档案管理部门不仅管理方法老套、落后,并且技术方面也未能进行及时的更新,如在收集档案信息方面,仍然依赖传统的人工传递的方法,便严重影响了信息获取的及时性、实时性。同时对档案信息的录用也采用手工录入的方式,使得错误频繁的出现,在登记方面所消耗的时间精力更多。除此以外,投入的不足,导致档案管理的条件并不完善,导致混乱的管理过程,档案资料丢失和损坏的情况经常出现,这便非常不利于档案管理工作的顺利开展。

      3.档案管理人员的综合素质比较低

      办公室档案管理工作本身就包括诸多方面的内容,相对应的便提高了对档案管理人员的要求。目前,少数从事基层办公室档案管理人员的素质和专业能力普遍不高,现有任职的人员多数是从其他科室抽调过来的,并没有经过专业且规范化的培训,导致不熟悉工作的具体流程与相关的法律法规,并且大多数管理人员一人兼好几个职位,最终致使档案管理工作的开展没有一个足够良好的人力资源做保障。

      三、加强办公室档案管理的创新思路构架

      1.办公室档案管理工作重视程度的显著提高

      第一,办公室领导要以身作则,加大对档案管理部分的人力、物力等方面的支持,使员工从根本上能够充分的认识到档案管理工作的重要性。同时,只有领导态度方针的正确,员工才会受其鼓舞,严格落实各项方针政策,认真工作,因此领导要给予档案管理部门更多的关心和询问,将对档案管理工作的重视体现出来。

      第二,做好宣传活动开展的各项工作,对档案管理工作的重要性进行科学的宣传和讲解,从而保证档案管理的重要作为和地位让各个阶层的员工都能够认识到,共同促进事业单位的档案管理朝着科学化的方向发展。

      2.先进技术的引进与管理的及时更新

      现如今是信息化时代,计算机信息技术已经被广泛的应用到各行各业中并发挥着巨大的作用。

      第一,大力的应用科学技术的巨大作用,在档案管理工作中引进先进的信息处理和档案记录方面的软件,利用互联网实现各部门之间信息的快速传递、登记档案以及查询档案等,从而能够极大的避免出现重大失误,省去不必要的麻烦,促进工作效率的有效提升。

      第二,在建设档案管理信息物资的基础上,新媒体技术下建设档案管理信息的要求为准则,实现对各种设备的完善改进与优化,以此将坚实的物质保障建立起来。基于此强化管理网络和软件系统的假设你和,通过不断的优化系统,以此来促进软件支持力度的不断增强。另外,将网络宣传的优势充分的发挥出来,借助各种新媒体和媒介,如手机、网站、微信、微博等对一系列管理工作进行大力的宣传,如工作的动态、具体进展以及所取得的成果等,以此能够引起更多群众对于档案管理工作的关注,强化重视的程度,或者以一种广大人民群众喜闻乐见的形式参与到新媒体互动活动中去。

      第三,紧跟时代的发展要求,对及时的更新和改造各种应用软件,从而保证技术和设备的先进性、科学性。

      3.不断提高档案管理人员的综合素质

      第一,在招聘人员时,侧重于他们对档案管理专业知识的掌握程度以及实践经验的丰富性;对现有工作人员的考核中,注重工作能力以及绩效的考核,对于能力不足员工安排其他岗位的工作。

      第二,定期或者不定期的举办档案管理方面的专业知识讲座,对档案管理的重要意义进行有力的宣传,以此来提高员工专业综合素质以及形成强烈的工作意识,并且在讲解过程传授员工的一定的档案管理经验,使其能够掌握一定的管理技巧和方法。

      第三,重点培养优秀的人才,组织他们定期去进修、学习;适当的调整工资待遇,尽可能的做到奖惩分明。

      结束语

      目前,我国在开展办公室档案管理工作中不可避免的会面临各种各样的客观问题,随着我国社会主义经济体系的快速发展,办公室档案管理的工作也能够做到与时俱进,进行不断的改革与创新,保证能够有针对性的解决既有问题,充分发挥档案管理工作的效能,以此便能够极大的促进事业单位朝着健康和可持续化的方向平稳有序的发展。

    加强办公室档案管理的创新思路构架

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